生産性向上と業務効率化の違いとは？有効な打ち手とステップを紹介

ニュースやビジネス向けコンテンツに目を通していると「生産性向上」「業務効率化」といった言葉をよく見聞きするでしょう。この2つはどちらも日本の現代ビジネスにおいて重要な意味を持っていますが、その違いについてしっかり理解されていないことも多いです。

本稿では生産性向上と業務効率化の違いや、実践に際して押さえておきたい知識を紹介していきます。

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業務効率化と生産性向上の違いとは

業務効率化とは業務上の「無理」「無駄」「ムラ」の3つをなくして、作業全体を合理的にする取り組みのことです。業務における「無理」とは現実的でないスケジュールや業務量で従業員に過度な負担がかかっている状態を指します。

「無駄」は予算・人員配置・納期などに余剰が発生している状態で、「ムラ」は時期によって受注量・業務量のバラつきが大きい状態です。この3つに問題が発生していると社内のリソースを適切に運用できなくなるため、事業に良くない影響を及ぼすとされています。

一方、生産性向上は「少ないリソースで多くのものを生み出せるようにする」ことを目的とした取り組みです。

生産性を算出するための計算式にはいくつかのバリエーションがありますが、まずは基本である「生産性=生産物(アウトプット)÷投入資源(input)」を押さえておきましょう。また、生産性向上は生産物の量だけでなく「質」も対象とする点に留意してください。少ないリソースでより一層質の高いものを作れるようになれば、それも生産性向上に成功したと言えます。

上記の通り、業務効率化と生産性向上は混同されがちでありながら別の概念です。しかし両者に関連性がないという訳ではありません。

生産性向上は事業や業務において最終的に生み出される生産物・成果物を見据えた考え方となっています。これに対して業務効率化は結果出すまでのプロセスを合理化することが目的です。業務効率化によってプロセスの合理化に成功すれば、自然と生産性向上にも繋がります。もちろん業務効率化だけで生産性向上が約束される訳ではありませんが、業務効率化は生産性向上に向けた施策の1つと言えるでしょう。"

生産性向上が求められる理由

現代ビジネスシーンで生産性向上が重要視されるようになった理由はいくつかあり、その1つが慢性的な「働き手不足」です。日本は少子高齢化の影響で生産年齢人口が減少しており、企業が働き手を確保することが難しくなりつつあります。総務省が取りまとめている「労働力調査(2022年版)」では、当時の労働力人口は年平均6902万人と報告されました。労働力人口とは働く意思や能力を持つ15歳以上の人口であり、前年比5万人減となっています。また、総務省は「情報通信白書(2018年版)」の中で2017年に7596万人居る生産年齢人口が、2040年に5978万人まで減少すると試算しました。生産年齢人口は15～64歳までの就業者および失業者の合計です。限られた人的リソースで成果を上げていかなければ業績を伸びないため、従業員1人1人のパフォーマンスを最大化して生産性を向上させることが大きな課題となっています。

もう1つ、生産性の向上が求められている理由には「市場のグローバル化」が挙げられます。インターネット技術や交通網の発達によって、ビジネスが国境を越えて展開されるシーンは大幅に増えました。もちろん日本にも様々な外資系企業が参入しており、逆に日本企業もまた海外へ進出しています。しかし公益財団法人日本生産性本部の「労働生産性の国際比較2022」によると日本はOECD(経済協力開発機構)加盟国の中で生産性が低く、労働者1人あたりの労働生産性は38ヶ国中29位(2022年度)という結果になりました。従業員1人あたりの生産性が低いと企業全体での差を大きくなり、まともに事業で勝負することが難しくなります。日本企業が国際化する市場を生き抜くための方法が、生産性向上なのです。

生産性向上に有効な打ち手

生産性を向上させるための施策は様々なパターンがあり、社内事情に合わせた取り組みを実施することが大切です。ここでは生産性向上を実践する際の参考として、代表的な施策例を紹介します。

無駄な業務の削減

生産性を向上させるためには、生産物のクオリティに影響がでない範囲で業務を削減することが有効です。少ない工数で変わらないクオリティを維持できるなら、それは即ち無駄な業務ということになります。業務の必要性自体を再考するのはもちろん、業務量や人員配置が適切であるかも社内で協議しましょう。業務の全体像を把握して最適化することを「業務の棚卸し」と呼んだりします。

業務フォーマットの統一化

多くの従業員を抱える企業では、人によって仕事のやり方や書類の書き方が違うといった現象も起こりがちです。こうした状態が慢性化すると確認や修正に手間隙を取られるため、結果的に生産性の低下を招きます。生産性向上のためには社内の業務フォーマットを統一して、誰が見ても分かる・誰がやっても一定の業務品質を担保できる環境を整えてください。

ノンコア業務のアウトソーシング

社内業務のすべてを自社の従業員で賄わなければならないとは限りません。業績に直結するようなコア業務はもちろん自社スタッフで対応する必要がありますが、ノンコア業務であれば外部機関へのアウトソーシングも選択肢に入れてみましょう。アウトソーシングは社内リソースが確保できるだけでなく、専門的なスキルやノウハウを持った人材に担当してもらうことで業務品質アップも期待できます。委託費用はかかりますが、適切に活用すれば効果が大きい施策と言えるでしょう。"

生産性向上のためのステップ

生産性向上に取り組みたいけれど、どこから手を付けたら良いのか分からないという人も多いでしょう。以下では生産性向上を実現するための基本的なプロセスを3ステップで解説します。

現状業務の見える化

不要な業務を削減しようにも、まずは「何が不要なのか・何をもって不要なのか」を判断するための材料や情報が必要です。そのためには現状で抱えている業務について可能な限り見える化することから始めましょう。生産性向上に必要な情報は社内の業務プロセスだけではありません。業務マニュアル・スキルマップ・所要労働時間・システム相関図・コストなど目に見えない情報は多岐に及びます。こうした業務に関する情報をデータとして可視化して、今後適切な判断を下すための土台を整えましょう。

アウトソーシングの検討

現状が正確に把握できたら、次にアウトソーシング可能なものはどれか見極めていきます。アウトソーシングが「できないもの」「できるけど適切でないもの」「効果的なもの」の3段階を目安に振り分けると作業がスムーズに進むでしょう。アウトソーシングが多い業務としてはカスタマーサポート(電話対応)・データ入力・営業事務・デザイン・コーディングなどが挙げられます。委託したい業務が決まったら、複数社の見積りやサービスを比較して最適なパートナーを見つけましょう。

業務の取捨選択

社内に残った業務もすべてに注力するのではなく、取捨選択して優先順位を付けましょう。基本的には「重要性が高くリソースを注ぐ業務」と「重要性が低く現状維持もしくは廃止」の2つに分けて考えます。前者はコストや人的・時間的リソースを増やし、後者は逆にコストカットの方向で調整を行ってください。ここまで来るとリソースは大分最適化されているため、取り組みを始める前と比べれば環境の変化が実感できるでしょう。ただし生産性の向上はすぐに結果が出るとは限らないため、数ヶ月単位の中長期的な視点を持つことも大切です。取り組み実施後はコンスタントに周囲の意見に耳を傾け、PDCAサイクルを意識して必要であれば改善策を打ち出してください。"

生産性向上と業務効率化は密接な関係！正しいプロセスを踏んで業務環境を改善しよう

業務効率化は生産性向上にも繋がる取り組みであり、生産性向上は今や多くの企業で命題とされる優先事項です。国際化が進む市場を勝ち抜いて業績を伸ばすためには、生産性向上の取り組みが必須と言っても過言ではありません。業務についての情報を見える化することから始め、必要であればアウトソーシングも視野に入れて柔軟に対応していきましょう。