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業務効率化に役立つフレームワークとは?おすすめのフレームワークを紹介

業務効率化をしたいと考えているけれど、いったい何から始めればいいか分からずに困っているというケースもあることでしょう。業務効率化においては、効率化の大枠となるフレームワークがあると、具体的にどのような点を改善すればよいかが分かりやすく、実際に業務改善が進みやすいものです。業務効率化におすすめのフレームワークをご紹介しましょう。

業務効率化に役立つフレームワーク

ECRS(イクルス)の原則

業務効率化に役立つフレームワークとして、推奨される機会が多いのがECRS(イクルス)の原則です。ECRS(イクルス)とは、Eliminate(除去)、Combine(統合)、Rearrange(交換)、Simplify(単純化)の4つの英単語の頭文字を取った表現にあたります。これら4つの観点から、「省略できる業務はないか」、「まとめられる業務はないか」、「再構成できる業務はないか」、「簡素化できる業務はないか」とECRSの順に業務を見直すことで、業務改善を試みる方法です。簡単な方法でありながら、業務効率化に結び付く気づきを得やすい方法であるとして、製造現場を中心に積極的に取り入れられています。

BPMN

つづいて紹介するのは、BPMNです。BPMNは、Business Process and Notationの略称にあたり、ビジネスの業務化を図式化する表記法として、国際基準(ISO19510)に定められているものです。日本語ではビジネスプロセスモデリング表記法と称されます。国際基準で定められたBPMNを活用することで、難解なビジネスプロセスを標準化し、誰もが分かりやすい形で提示できるのがBPMNのメリットです。

KPT

KPTは、Keep・Problem・Tryの3つの単語の頭文字から成る略語であり、KPT(ケプト)法やケーピーティーと呼ばれています。KPT法は、仕事の途上で新たな設定を設けたり、プロジェクト終了時に仕事を振り返り、次のアクションにつなげるための方法を指します。振り返りのフレームワークを取り入れることで、現状分析や次への課題を明確化できるのが、KPT法の特徴です。Keep(プロジェクトでうまくいったことや今後の維持してゆくべき点)、Problem(うまくいかなかった点や今後の改善点)、Try(新規の試み)について、ディスカッションを進めることで、スムーズな業務改善を目指す方法です。

MECE

MECE(ミーシー)は、Mutually Exclusive・Collectively Exhaustiveの略語にあたり、ロジカルシンキングの根幹となる考え方を指すものです。それぞれの単語は、Mutually(互いに)、Exclusive(重複しない)、Collectively(全体的に)、Exhaustive(漏れがない)を意味します。特定の問題点について、モレやダブりなく分類し、必要事項のブラッシュアップ化やあるべきアプローチ法を模索するのがMECEにあたります。MECEの考え方は、ビジネスシーンのみならず、日常生活にもあてはまるものです。フレームワークに馴染みのない人にとっても、意義を理解しやすく実践に役立てやすい方法と言えるでしょう。

PDCAサイクル

PDCAサイクルは、PDCAの4つの行動をサイクル化して、繰り返し行うことで、継続的、長期的に業務改善を試みる方法です。PDCAにおける4つの行動とは、Plan(目標設定や解決策を考えて、業務計画を立てる)、Do(Planで立案した計画を実際に現場で行う)、Check(実行の結果と業務計画を比較し、計画の評価を通して、解決策の問題点を探る)、Action(解決策を実行する)、というものです。業務計画から業務改善までの一連の流れをルーティーン化して繰り返し行うことで、細部にもこだわった精緻な業務改善が可能となるため、マーケティング現場などで好んで用いられている方法です。"

業務効率化において重要なポイント

ボトルネックを発見すること

上記のような方法で、業務効率化を進める上で、気を付けておきたいポイントとしてはどのような点が挙げられるのでしょうか。まず、業務改善においては、ボトルネックを発見することが、重要なポイントとなります。日常的な業務を行っているだけでは気づきにくいボトルネックを明確にし、業務の停滞や低迷を招いている原因を把握するようにしましょう。ボトルネックが存在したままの状態では、他の業務工程にも好ましくない影響を与え、業務完了までに時間がかかってしまいます。業務効率化を妨げるボトルネックを適切に発見することが、業務改善においては不可欠です。

属人化を防ぐこと

ボトルネックが発生しやすい原因としては、属人化が挙げられます。属人化は、ある業務に関する進捗状況や作業内容が共有されておらず、担当者だけが知っている状態を指し、ブラックボックス化と称されることもあります。属人化した業務は、客観的な視点から業務を分析できないため、効率が改善されにくいというデメリットを帯びています。また、担当者の代替が利かないことから、万が一の時に業務が停滞するリスクがあるのも、属人化のデメリットです。属人化を防ぐ試みは、業務改善や業務効率化に結びつくだけでなく、情報共有を促進し、ノウハウを蓄積することにもつながります。属人化のデメリットをしっかり認識して、属人化解消に努めましょう。"

業務効率化にはツールも使える

現場でフレームワークを生かした業務改善を実践する上では、業務効率化ツールの活用も検討してみましょう。業務効率化ツールには、多様な特性を持つツールがあります。自社が効率化したい業務内容のニーズに合ったツールを適切に選ぶようにしましょう。また、操作性が容易で、業務改善に関わる誰もが扱いやすい汎用性の高いツールを選ぶことも大事なポイントです。

ビジネス業界における業務効率化ツールは、主にITを活用したツールです。IT技術を駆使した業務効率化ツールを活用すれば、データ蓄積を分析に生かす、手動で行っている業務を自動化するなど、最先端のテクノロジーの力を活用して、人が行う業務を支えることができます。

テレワーク推進の流れのなかで、一気に普及が進んだ業務効率化ツールが、チャットツールです。ビジネスに特化したチャットツールは、ビジネスチャットとも称され、「Slack」、「Chatwork」、「Microsoft Teams」といったビジネスチャットがよく使われています。一対一の議論だけでなく、同時に複数名での議論が可能である点、ファイルの送信ができる点など、効率改善に役立つ多様な要素を持っています。

また、テレワークが普及するなかで、ビデオ会議システム(Web会議ツール)にも注目が集まっています。パソコンやスマートフォン、タブレットのカメラを使うことで、リアルタイムで会話ができ、テレワークにおける優れたコミュニケーション手段として、高く評価されています。「Zoom」、「Google Meet」、「Skype」などが代表的なツールです。定期的にWeb会議を行えば、互いの業務の進捗状況や業務内容についての情報を共有し、属人化の解消につながります。

生産性の向上に結び付く業務効率化ツールとしては、プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールも挙げられます。Excel等で管理をするのとは異なり、同僚やチームとスケジュールやタスクを共有し、最新の進捗状況を把握可能です。複数人で情報を共有することで、MECE的な思考法を生かして、仕事のモレやダブりを防ぎやすくなるところは、管理ツールを取り入れるメリットです。属人化を防ぐという意味でも、管理ツールが果たす役割は大きいです。

フレームワークを生かした業務効率化を図ろう

フレームワークは、業務効率化の指針となるものです。フレームワークによる業務の見直しを行うことで、業務改善のために必要な点を明確にしたり、業務の無駄を除去したりでき、幅広い業種で活用できます。一般によく知られるフレームワークとしては、ECRS(イクルス)の原則、BPMN、KPT、MECE、PDCAサイクルが挙げられます。フレームワークを生かした論理的な思考をすれば、業務改善をスムーズに進めやすくなるでしょう。

 

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