GAS(Google App Script)を使って業務効率化しよう。活用方法も紹介します

業務効率化のためには、ツールを活用するという手があります。ただ、業務効率化に使えるツールの数は非常に多いため、どれを選べば良いのか迷いやすいでしょう。そこでおすすめしたいのが、Google社が提供しているGAS(Google App Script)です。では、GASはどのような形で業務効率化に使えるのか、どういったメリットやデメリットがあるのかを確認していきましょう。

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GASとは

まずは、GASとはどのようなツールなのか、主な特徴と代表的な機能を確認していきましょう。

特徴

GASは、Google社が提供しているプログラミングツールです。簡易プログラムであるスクリプトを使って、様々な自動化機能を使うことができます。GASで用いられるスクリプトは、プログラミング言語の中でも使用されることが多いJavaScriptがベースです。そして、互換性が高いため、JavaScriptを使える人であれば、GASを使いこなすことはそう難しくありません。また、使用を始めるためのハードルが低く、必要なものはGmailアカウントのみです。さらに、WEBブラウザベースである点も、大きな特徴と言えるでしょう。インターネットに接続している状態で、パソコンに入っているブラウザを使ってGASを操作します。

機能

GASの基本的な機能は、プログラミングによるスクリプトの作成です。そして、他のGoogle社製ツールとの連携機能があります。特に、Googleスプレッドシートと組み合わせて使用されることが多いです。それぞれを連携させると、機能が大幅に拡張します。その他にも、GmailやGoogleカレンダーなど、連携させられるGoogle社製ツールは非常に豊富です。さらに、API連携機能も備えているため、対応していればGoogle社製以外のツールとも組み合わせられます。また、スクリプトを自動で実行させる、トリガー機能が標準で備わっているのも大きな特徴です。あらかじめ設定しておけば、指定したタイミングで自動実行ができます。GAS以外のツールと組み合わせた上で、自動実行もできるため、活用できる幅は非常に広いです。

GASを使って業務効率化する方法

GASは機能が豊富であるため、多種多様な形で業務効率化が可能です。その中でも、使用されることが多いものをご紹介します。

スプレッドシートの関数の定期実行

GASのGoogleスプレッドシートに連携できる機能と、定期的にスクリプトを実行できるトリガー機能を組み合わせれば、スプレッドシート内にある関数を定期実行させるということが可能です。スプレッドシートで使える関数であれば、ひと通りGASに対応しています。そのため、セルに入力した情報を自動でコピーしたり、一定間隔でシートを自動作成したりするなど、できることは多種多様です。もちろん、手動で関数を実行することも可能ですが、定期実行するように設定していれば、作業の手間を省いて効率化ができます。

Gmailの一斉送信

Googleスプレッドシートと組み合わせれば、Gmailアドレスを使用してメールの一斉送信をすることも可能です。その際の操作はスプレッドシートに入っているアドレスを元に、ドラッグやコピーなどをするだけで済みます。そして、スプレッドシートの内容次第で、一斉送信でありながら、個別にメールの内容を変更するというカスタマイズも可能です。その機能を活用すれば、メールをひとつずつ作成する必要がないことはもちろん、個別の設定変更もせずに済みます。メールの一斉送信機能は、顧客への挨拶やメールマガジンなど、色々な形で活用可能です。

Googleドライブとの連携

Google社は、オンラインストレージであるGoogleドライブを提供していますが、そのGoogleドライブとGASを連携させることも可能です。Googleドライブに保存してあるファイルをまとめて、スプレッドシートに書き出すという機能が、業務効率化の役に立つことが多いでしょう。ファイルの内容をひとつずつ、スプレッドシートにコピーする手間が省けます。また、スプレッドシート上にある情報を、まとめてGoogleドライブに保存するということも可能です。

Googleフォームへの自動返信

業務では、アンケートの募集先や問い合わせ窓口として、Googleフォームを使用することも多いでしょう。Googleフォームに顧客から情報が送信された場合、感謝の意味合いを込めて返信をすることが望ましいです。GASを使用すれば、その返信の自動化ができます。あらかじめ作成しておいた文章が、送信後に自動で送り返される仕組みです。その機能があれば、毎回返信作業をせずに済みますし、返信を忘れて相手に失礼な対応をしてしまう事もありません。

GASを使うメリット・デメリット

GASには、メリットとデメリットの両方があります。よって、業務効率化のために導入する前に、ひと通りのメリットとデメリットを知っておいた方が良いでしょう。では、数あるGASのメリットとデメリットの中から、それぞれ重要度の高いものを紹介します。

メリット

GASは、無料で利用できるのが大きなメリットです。初期費用や月額費用などは一切かからないため、低コストで業務効率化ができます。そして、開発が容易である点も、メリットと言えるでしょう。WEBブラウザで稼働する上に、スクリプト作成用のエディタはあらかじめ備え付けられています。使用する前に、新しく開発環境を整える手間が必要ありません。

また、Google社製ツールとの連携が容易である点も、代表的なメリットと言えるでしょう。GASを使用するためには、Gmailアカウントが必要ですが、Google社製のツールは全てそのアカウントと紐付けられています。つまり、標準で連携できるようになっているため、連携機能を使用する際に改めて特別な操作をする必要はありません。さらに、標準で備わっているトリガーを使用すれば、自動的なスクリプト実行が容易という点もメリットです。ツールの中には、自動化させるために、外部ツールを使用したり、複雑な操作をしたりしなければならないものも多いです。GASであれば、そのようなツールの使用や操作の必要はありません。

デメリット

GASの大きなデメリットと言えるのは、機能に制限が設けられている点です。特にスクリプトの処理は、6分までしか許されていません。6分を超えて稼働するスクリプトは、強制的に終了させられてしまいます。よって、GASでスプリクトを構築する場合は、6分以内に処理が終わるように工夫しなければなりません。業務効率化のみを優先して、自由にスクリプトを組みたいという人にとっては、痛手と言えるでしょう。また、1日に送れるメールの数が、1アカウント当たり100件までに制限されている点もデメリットです。したがって、1日に大量のメールを一斉送信することは難しいでしょう。

GASでは、トリガーを使ってスクリプトを自動で実行させることが可能ですが、その時間設定に制限があるのもデメリットです。GASでは、1時間おき、1日おきという風に、決まったサイクルでしかトリガーを設定できません。つまり、日にち指定など細かなトリガー設定は不向きです。さらに、設定できるトリガーの数が1スクリプト当たり20なので、トリガーによる高頻度の実行ができない点もデメリットと言えます。

また、当然のことですが、GASを使いこなすにはプログラミングの知識が必要です。比較的開発が行いやすいといっても、プログラミング初心者では使用できません。よって、業務効率化のためにGASを導入する場合、会社の中にプログラミングができる人材が必須であるのも、デメリットになり得ます。もし、プログラミングができる人が1人もいない場合、初心者の従業員にGASを学習させて使いこなせるようになるまで待ったり、プログラミングができる人材を新しく雇用したりしなければなりません。"

使用環境次第で業務効率化を実現できるGAS

GASは、使用制限が多いため、使用する環境や目的を選びます。しかし、使用環境と目的の問題さえクリアすれば、業務効率化のツールとして活躍してくれるでしょう。無料であることや、開発がしやすいことなど、魅力的な要素は数多くあります。したがって、デメリットが特に気にならないのであれば、まずはGASを試してみることをおすすめします。