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バックオフィス業務の効率化方法を紹介。課題から解決策を提示します。

世の中には多種多様な企業がありますが、企業が事業を行う上で重要となるのがバックオフィス業務です。どのような企業であっても、バックオフィス業務がなければ成立しません。では、バックオフィス業務とは具体的にどのような業務のことを指すのか、バックオフィス業務を効率化するためにはどうすれば良いのかを解説していきます。

バックオフィス業務とは

バックオフィス業務とは、ビジネスの顧客と関係を持つことのない、社内向けの業務です。一般事務に始まり、人事や経理、法務、総務、財務などがバックオフィス業務と呼ばれます。そして、営業やマーケティング、接客担当など、顧客と関わる業務はフロントオフィス業務と呼び、区別することが多いです。バックオフィス業務は、顧客と関わらないため、直接利益を生み出すことはあまりありません。しかし、バックオフィスに該当する業務は、どれも企業にとって必要不可欠です。

バックオフィス業務の課題

企業にとって欠かせないバックオフィス業務ですが、何らかの課題を抱えることが多いです。その課題の中で、よくあるものを3つご紹介します。

属人化する

バックオフィス業務は、限られた人しか業務のノウハウを知らないという、属人化状態になりやすいです。やるべき業務が多いため、担当する人は時間に追われて、中々円滑な情報共有をすることができません。その結果、他の人にノウハウが伝わらず、属人化してしまいます。そして、バックオフィス業務は、法改正などによって新しい情報が加わり、複雑化することが多いです。その際に、新しい情報に対応できるのが限られた人のみであれば、属人化してしまいます。

もし、バックオフィス業務が属人化している状態で、ノウハウを知っている人が休職してしまったら、業務が停滞してしまうでしょう。退職した場合は、時間をかけて新しい業務環境を構築しなければなりません。その結果、フロントオフィス業務にまで影響を及ぼす恐れがあります。最終的には、企業活動そのものに支障を来すかもしれません。

アナログ業務になりやすい

多くの企業で、業務効率化のためにデジタル化が進められています。しかし、バックオフィス業務のデジタル化は、後回しになることが多いです。大抵の場合は、顧客との繋がりが強い、フロントオフィス業務が優先されます。バックオフィス業務がデジタル化していなくても、顧客の目に入らないので、顧客からの企業イメージが悪くなることはありません。そのため、バックオフィス業務が、アナログ業務のままになっている企業は多いです。紙の書類を大量に扱ったり、承認のためにハンコを使用したりする様子は、バックオフィス業務では決して珍しくないでしょう。

人材不足になりやすい

バックオフィス業務は、事業の根幹を担っているにもかかわらず、疎かにしている企業は少なくありません。そのような企業のバックオフィス業務は、人件費が削減され、人材不足になりやすいです。そして、経理などは、繁忙期と閑散期で忙しさに差があります。そのため、企業が閑散期を基準として人材を集めている場合、繁忙期では人手が足りなくなってしまうでしょう。また、企業が人材確保に積極的であっても、属人化したバックオフィス業務に対応できる人材は、そう簡単には見つかりません。部署ごとに属人化している場合も多いため、別の部署から人材を補充するということも難しいです。そうして、どこの部署であっても、人材が足りずに困ることになってしまいます。"

バックオフィス業務を効率化する方法

バックオフィス業務では、多種多様な課題に悩まされるでしょう。ただ、その課題を解決し、業務を効率化する方法はあります。では、高い効果が期待できる方法を確認していきましょう。

業務の棚卸しをする

バックオフィス業務を効率化する際にはまず、どこが非効率なのかを見極める必要があります。そのために、業務の棚卸しを行うと良いでしょう。バックオフィスに関する全ての業務を洗い出し、目に見える形にします。そうすると、業務ごとにかかっている時間や、業務に必要なスキルなどが把握しやすくなります。非効率な部分も確認できるようになるので、効率化のための対策も考えやすいでしょう。

棚卸しで把握できる非効率な業務として代表的なのは、属人化している業務です。具体的にどの業務が属人化しているのかを、把握できるようになります。その業務に関するマニュアルを作成すれば、情報共有が容易となるので、属人化を解決できるはずです。さらに、棚卸しでは、業務を行う個人の作業量や作業時間を把握することもできます。非効率な作業を行っている人がいれば、配置転換させるなどの対策をして、業務の効率化を実現できるでしょう。

新しいツールを導入する

バックオフィス業務内で、時間がかかっている非効率な作業がある場合は、ツールの導入を考えてみましょう。特にアナログの業務は、デジタルツールを導入することで、効率化できる可能性が高いです。情報を扱う業務の場合、紙の書類に手書きするよりも、キーボードで入力したり、コピー&ペーストしたりした方が早く済みます。また、メールに添付して送信する、クラウドを使用するなど、情報の共有も容易です。情報共有のために移動する必要はなく、全てパソコンの操作で済ませられます。ツールの導入には、コストがかかってしまうのが弱点です。しかし、適切なツールを導入すれば、コストに見合った効率化を実現できるでしょう。

RPAを活用する

バックオフィス業務では、単純な作業を繰り返すことも多いです。そのような作業は、自動化ツールであるRPAに任せてしまった方が良いでしょう。RPAを導入すると、ドキュメントソフトに入力した情報を表計算ソフトにも自動でコピーする、入力したデータを特定のルールに基づいて自動で仕分けるといったことが可能です。いずれの作業も決して難しくはないですが、人が行うと時間がかかってしまうでしょう。RPAであれば、コピーや仕分けなどを瞬時で行なえます。したがって、より短い時間で作業を終わらせられるはずです。

さらに、カメラで撮影した書類を、データ化するというような、人にはできない作業を行えるRPAもあります。そのような、人よりも優れた機能を持ったRPAを人の代わりにすることで、業務効率化を図るのも良いでしょう。RPAが作業を代わりに行ってくれると、その分人の手を他の業務に回すことができます。

アウトソーシングをする

バックオフィス業務の人材不足を解消するためには、外部委託であるアウトソーシングを利用するという方法があります。どのような事業であっても、一般事務や経理など、バックオフィス業務は共通している部分が多いです。そのため、事業に関する特殊な知識を持っていない外部の人であっても、バックオフィス業務は任せられます。

アウトソーシングをする場合は、様々な企業からバックオフィス業務のみを請け負っている、専門サービスを選ぶと良いでしょう。コンプライアンスがしっかりしているサービスであれば、業務に関する情報が漏洩してしまう心配はありません。また、繁忙期と閑散期で忙しさに差がある場合、繁忙期だけアウトソーシングを利用するのも良いでしょう。新たに人を雇うことなく、繁忙期の人材不足問題を解消できます。

ビジネスの根幹を担うバックオフィス業務を効率化

バックオフィス業務は、企業の根幹を担っています。目立つことはあまりありませんが、ビジネスに大きな影響を与えます。そのため、バックオフィス業務を効率化すれば、ビジネス全体の効率化に繋がる可能性が高いです。営業やマーケティングなどのフロントオフィス業務に目を向けるのも良いですが、バックオフィス業務も疎かにせず、しっかり効率化を図りましょう。

 

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