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業務改善にエクセルVBAは使える?業務効率改善事例も紹介

「毎週、毎月に行っているExcelのデータ集計に手間がかかって困る」や「業務効率改善を命じられたけれど、どうすればいいのだろう」といった悩みを抱えている人は、決して少なくないのではないでしょうか。今回は、そんな人に是非知って欲しい、そして活用して欲しい、エクセルVBAによる業務効率改善方法について、詳しく解説します。

業務改善にVBAは役に立つ?

作業の自動化が可能

VBAは「Visual Basic for Applications」の略語で、ExcelやWordといったMicrosoft Office製品で利用できるプログラミング言語の一種です。このVBAでプログラム(コード)を作成することによって、Office製品を使った作業が自動化することができます。例えば、「あるExcelファイルを開いたら、指定の欄にその日の日付を書き込む」という作業があった場合、VBAでプログラムを作成することで、ただファイルを開いただけで自動的に日付が記入される仕組みを作ることが可能です。

それ以外にも、「重複するデータや空白行を見つけ出して削除する」といった単純作業も、全てVBAで実現可能です。更には、VBAは各Office製品を操作できるため、「月末にExcelファイルのデータを参照し、報告書用のグラフを作り、Wordファイルに貼り付けて報告書を作る」といった、複数の製品を横断した作業にも対応できます。このため、業務の手順が決まってさえいれば、VBAを活用した業務改善効率が目指しやすいのです。

VBAは前述の通り、Office製品を動かすプログラミング言語ですので、Wordなどでも利用できます。ただし「一定の手順に従って行う作業」を自動化することを得意としているため、表計算ソフトであるExcelで使われる、Excel VBAが最も広く知られ、活用されています。

WEB APIと連携が可能

更に、VBAの大きな特徴として「WEB APIと連携できる」という点があげられます。「WEB API(Web Application Programming Interfaces)」とは、「あるソフトウェアやサービス、プログラムの機能を、WEBを通じて連携できるようにする仕組み」のことを意味するものです。例えば、Google社が提供するGoogleMapは、通常WEBブラウザかアプリを使って閲覧・編集が可能になる地図サービスです。しかし、WEB APIである「Google Maps API」を提供しているので、例えばExcel VBAがそのAPIを参照することで、「エクセルに入力したキーワードに従って、GoogleMapにおいて検索を行い、結果を取り込んで、エクセル上に出力させる」といった作業が可能になります。

つまり、WEB APIを活用することで、VBAの持つOfficeを操作する機能だけでなく、それ以外のソフトウェアやサービスと連携して、さらなる複雑な作業も自動化できる可能性があるのです。

VBAを使って業務効率改善を行なった事例

それでは、VBAを使った業務効率改善の具体的な事例について紹介しましょう。

レポートの自動化

VBAの得意とする作業の一つが、パターン化されたレポートの自動化です。特に同じ手順に沿ってデータを参照し、一つのデータとしてまとめる・グラフを作成するといった作業はVBAの得意とするものであり、大きな業務効率の向上につながることでしょう。VBAは、データの参照や計算などはもちろん、グラフ化やデータの比較なども可能です。また、一度VBAが完成してしまえば、フォントなどにも揺らぎがなくなるため、統一感のあるレポートが期待できます。

また、レポートの種類にもよりますが、作成時間を削減した分、その完成したレポートを用いた調査や議論などに注力しやすくなるかもしれません。仮にレポートの内容におかしな点があっても、用意したデータに誤りがないかを確認するだけで済みます。一方、レポート作成を手作業で行っていた場合、全ての工程を再チェックしなければならないでしょう。つまりVBAを活用することで、様々な部分で効率化をはかることが可能なのです。

データの自動転記

とある商品の売り上げなどのデータを集めていた場合や、複数の社員の勤務時間を記したファイルなどがある時、手動でそれらをまとめようとすると非常に多くの時間がかかります。また、「保存されている複数のPDFファイルを一つずつ開いて、内容をコピーし、一つのExcelのシートにまとめる」といった作業などになると、単純作業である一方で「どのファイルを開いたか間違えた」や「コピーする時にうっかり重複させてしまった」といった様々なケアレスミスが発生しがちです。

そういったデータの自動転記作業は、VBAで自動化してしまえば、条件に合致するデータや、指定の作業を全て漏らすことなく実行することが可能になります。単純な作業時間の短縮が実現できるだけでなく、作成したデータの精度や信頼性も高まるでしょう。

請求書の自動作成

顧客に提出する請求書は、作成に手間がかかるということに加えて、内容に誤りがないかをよくチェックしなければなりません。ところがもしも、前に作ったフォーマットデータをコピーして、必要な事項を書き直すといった方法で対応している場合、「コピーしようとしてフォーマットファイルを削除してしまった」や「フォーマットから書き換えるべき項目を間違えてしまった」といったミスが起こる可能性があります。請求書は社内に留まらず、社外の顧客や取引先の目に触れることも多く、ケアレスミスがあるような請求書を送ることは避けたいものです。

このため、VBAでプログラム化し、「エクセルに必要な事項を記入してVBAを実行すれば、必要な情報が全て記載された請求書が完成する」といった形にしておけば、ケアレスミスの発生が抑えられます。更に、最初のデータ入力時に入力内容に誤りがあった場合に警告メッセージを表示する、といったミス防止策を追加で導入することもできるでしょう。二重、三重の予防策を講じることで、大きな業務効率改善につながるでしょう。

VBAの勉強方法

VBAの利便性は理解できたものの、一体どうすれば使えるようになるのか、学習方法が分からず途方に暮れてしまう人もいることでしょう。そんな人のために、VBAの勉強方法を幾つかご紹介します。

まず前提として、VBAはOffice製品の機能を拡張するものです。つまり、Office製品、ひいてはExcelを使えるパソコンがあれば、すぐにVBAによるプログラムを構築することができます。このため学習を進める際は、Excelを起動させ、実際にVBAを触って試しながら、理論と実践の両輪を回しながら行うことをおすすめします。

では、勉強方法の一つとしてあげられるのは、書籍を用いるやり方です。VBAは30年以上の歴史を持つプログラミング言語のため、入門書から専門書まで様々なテーマの書籍が出版されているので、まずは入門書を読んでみると良いでしょう。また、合わせて行いたい勉強方法として、動画コンテンツによる学習です。YouTubeといった動画サイトにおいては、無料にも関わらず、専門家によるVBA解説動画が多数存在します。また、実際に画面上で操作しながら解説していることが多いので、すぐに理解しやすいというメリットもあります。

この時、書籍と動画のどちらか一つに絞るのではなく、書籍を読みながら学習を進め、分からないところや応用の部分は動画コンテンツを参照する、といった複合的な活用方法がおすすめです。また、会社では書籍を持ちこみ、家では動画という使い分けなどもできるでしょう。

ただ、このやり方はある程度、学習に取り組む時間を確保する必要があります。その時間の捻出が難しい場合は、体系的に学ぶことができる専門的な学習サイトやオンライン講座の利用も検討しましょう。一度身についてしまえば、自分で調べながら構築できる分かりやすさがVBAの魅力の一つですので、まずは継続して基礎を学習することをおすすめします。

目指せ、業務効率改善!

「プログラミングなんで分からない」と敬遠されることも多いVBAですが、活用することができれば、様々な業務を効率化することができます。一度コツを掴んでしまえば、「この業務はこうすれば自動化できそうだ」といった考え方もできるようになるでしょう。また、VBAは使い始めるまでの事前準備も、高額な教材なども必要としません。使いこなせれば大きなメリットが得られますので、まずは実践してみてはいかがでしょうか。

 

 

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