オンライン秘書になるには？仕事内容と必要なスキルを紹介

働き方が多様化する中、オンライン秘書は徐々にその注目度を上げています。しかし一方で、「どんな仕事なの？」「必要なスキルは？」など、様々な疑問を抱える人も少なくありません。ここでは、仕事内容や必要なスキルなど、オンライン秘書について詳しく解説していきます。オンライン秘書に興味がある人は、参考にしてみてください。

▼もしAIを使った開発を検討している場合は、Automagica Labで無料の開発相談をしてみませんか？

オンライン秘書の仕事内容

オンライン秘書の仕事は、主に以下の3つです。

一般的な秘書業務

オンライン秘書は、従来の秘書が行っていたような、一般的な秘書業務も行います。例えば、クライアントから送られてくるメールや電話への対応、スケジュール調整や管理、アポイント調整などが挙げられるでしょう。出張の際のホテルや飛行機のチケット、手土産の手配なども行います。会議室や、会食に使うお店の予約といった業務も、数ある仕事のうちの一つです。その他には、書類作成などの仕事も任されます。オンライン秘書は、お茶出しや仕事への同行といった、対面でしか行えない仕事はできません。オンラインで完結できるような仕事のみ行います。

一般事務

オンライン秘書は、一般事務の仕事も業務範囲内です。そのため、オンライン事務と呼ばれることもあります。一般事務としての仕事としては、データ入力や各種資料や書類の作成、電話やメール対応などが挙げられます。顧客からの問い合わせ対応として、窓口業務を行う場合もあるでしょう。また、リサーチ業務や翻訳といった仕事を任されるケースもあります。担当する企業の業務内容に合わせて、仕事内容も変わってきます。

経理や総務

経理や総務といった業務は、一般的な秘書の仕事から少し離れているように感じるかもしれません。しかし、これらの業務は人手が必要で、同時に、会社を経営していく上で欠かせないものでもあります。オンライン秘書では、領収書や伝票の整理・管理、経費精算、振込管理・支払い代行などの仕事も行います。見積書・請求書の発行や給与計算、年末調整、その他には売掛金・買掛金管理といった業務もあります。"

オンライン秘書に必要なスキル

オンライン秘書として働く上で求められるスキルを紹介していきます。

PCスキル

オンライン秘書の仕事は、基本的にオンライン上で仕事を請け、そして完結させます。そのため、PCスキルは欠かせないでしょう。しかし、プログラミングのように専門的なスキルを必要とするわけではありません。WordやExcel、PowerPointといったソフトが使えれば、ほとんどの業務には対応できるでしょう。つまり、これらのソフトを扱うスキルは持っておく方がよいということが言えます。その他には、円滑に仕事を進めるために、メールの他、WEB会議ツールやチャットツールを使うことも少なくありません。使い慣れていると、安心して対応できるでしょう。

コミュニケーションスキル

オンライン秘書の仕事に、コミュニケーションスキルは欠かせません。仕事上でのやり取りは、基本的にメールやチャットなどのツールを使います。基本的な敬語の使い方などはマスターしておきましょう。また、オンライン秘書は相手をサポートする仕事のため、細やかな配慮や気遣いも求められます。与えられた仕事だけを行うのではなく、相手がより快適に業務を進められるようなサポートができるようになれば、オンライン秘書としても重宝されるでしょう。また、在宅で仕事を行うため、報告、連絡、相談などを積極的に行う必要があります。

スケジュール管理能力

自分だけでなく、クライアントのスケジュールもしっかり管理できる能力が必要です。自分のスケジュール管理不足は、予定通りに物事を進められなかったり、期日までに仕事が終わらないといった問題を起こしてしまう原因になります。また、クライアントのスケジュール管理ができないと、ダブルブッキングなど、思わぬトラブルに発展してしまうこともあるでしょう。予定には、急なキャンセルや変更がつきものです。柔軟に対応しながら、調整する能力が欠かせません。"

オンライン秘書のメリット・デメリット

オンライン秘書の仕事をする前に、メリットとデメリットをそれぞれしっかり理解しておきましょう。

メリット

一つ目は、未経験でもチャレンジしやすい仕事ということです。経理や総務などのように、その分野でのスキルが求められる場合もあります。しかし、オンライン秘書の業務範囲は多岐にわたります。PCの基本的なスキルを身につけていれば、すぐに覚えられる仕事も少なくありません。

2つ目としては、在宅勤務ということが挙げられます。オンライン環境さえ整っていれば、自宅など、自分の好きな環境で仕事をすることが可能です。通勤のために使っていた時間を、プライベートの時間として有効利用できるようになるでしょう。また、自宅にいながら仕事ができ、かつ時間的な調整もしやすいため、家事や育児などとの両立もしやすくなります。

また、安定した収益を得やすい点も、メリットの一つと言えるでしょう。オンライン秘書は、継続的に業務を依頼されやすい仕事です。つまり、収入が安定しやすいというメリットにつながります。

デメリット

オンライン秘書として得られる収入は、他の職種と比べるとそれほど高くないです。そのため、「生活費の足しにしたい」という人には向いていますが、「どんどん稼ぎたい」という場合は向いていないかもしれません。

オンライン秘書の1日の流れ

オンライン秘書の1日の流れを紹介します。家庭環境や、希望する勤務時間などによって異なりますが、ここでは、子育てや家事と両立させながら働く主婦をモデルとします。

6:00起床・身支度、朝ごはんや弁当の準備や家事
7:30子供の送り出しをした後、掃除や洗濯などの家事
8:30仕事（メールの確認や対応など）（勤務時間:3時間半）
12:00休憩・昼食
13:00仕事（書類作成や打ち合わせ、各種手配など）（勤務時間:3時間）
16:00子供の習い事送迎や夕食準備
18:00夕食
19:00風呂・子供の宿題確認・家事など
21:00仕事（残りの作業・明日の準備など）（勤務時間:1時間半）
22:30リラックスタイム
23:00就寝

これは1日8時間働いた場合のモデルケースですが、子供が学校に行っている間だけ働いたり、早朝や夜だけ働いたりすることも可能です。在宅勤務で、自分でスケジュール調整がしやすいため、家事育児と両立させながら働きやすいでしょう。基本的には、日中連絡が付きやすいようにしていれば問題ありません。

オンライン秘書の給与体系

オンライン秘書の給与体系は、固定給制と時給制の2パターンがあります。固定給制の場合は、正社員もしくは契約社員として働く場合が多いです。正社員だからといって、特に出社する必要はありません。在宅勤務となり、オンライン上で仕事を完結させることができます。月給としては、20万～30万円程度が相場となるでしょう。労働時間は8時間程度です。

一方、時給制は働いた分だけ給料をもらうことができます。しっかり稼ぎたい場合だけでなく、短時間だけ働きたいようなケースでも可能です。家事や育児、介護などと両立させながら働きたい人や、副業として働きたいような人に向いているでしょう。時給の相場は、1,000円程度ですが、専門性の高いスキルや経験値があれば、1,500円以上になる場合もあります。"

オンライン秘書は無理なく働きやすい

完全在宅で働けるオンライン秘書は、無理なく働きやすい仕事です。家事育児や介護などと両立させながら働きたい人や、家族が転勤族で仕事探しが難しい人などにもおすすめだと言えます。仕事は、スキルマーケットや、オンライン秘書サービス提供会社などを通じて探すことができます。マニュアルや研修制度が整っているオンライン秘書サービス提供会社であれば、初心者でも安心して働きやすいでしょう。