オンライン秘書サービス6選。サービスの選び方も紹介

資料作成やスケジュールの調整といったバックオフィス業務を依頼できるオンライン秘書サービスは、業務の効率化やコスト削減に繋がるメリットがあり、多くの企業から注目されています。しかし、オンライン秘書サービスにもさまざまな種類があり、何を基準に選べば良いか悩むことも多いでしょう。ここでは、オンライン秘書サービスを検討するにあたって知っておきたい選び方やおすすめのオンライン秘書サービスを紹介します。

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オンライン秘書とは

仕事において、資料作成をはじめリサーチや分析といった営業業務や、取引先とのアポイントメントの調整、メールや電話の対応といった秘書業務、請求書や見積書、決算書の作成などの経理業務など、いわゆるバックオフィス業務は不可欠なものです。しかしこうしたバックオフィス業務に手がかかっていると、メインの仕事に専念できないといった懸念も生じるでしょう。メインの仕事に専念し、業務の効率化を図る上で注目されているのが、バックオフィス業務を中心にサポートしてくれるオンライン秘書サービスです。

オンラインで業務を行うことで効率化が図れ、コスト削減にも繋がり、メインの業務に集中できるために生産性も向上するでしょう。オンライン秘書サービスのメリットとしては他にも、実務経験のあるスタッフが多く在籍しているため、業務を担えるだけのスキルをすでに身につけており、人材育成に時間とコストをかける必要がないことが挙げられます。社内で人材を育成しようと思うと、採用コストと育成コスト、人件費、さらにそうしたスキルを修得するまでの時間がかかりますが、オンライン秘書サービスであればそれらのコストが削減できます。コストを抑えて優秀な人材に業務を依頼できるのは、オンライン秘書サービスならではの魅力でしょう。

また、欠員が出た際の人員補充の心配がないのも、オンライン秘書サービスの特徴です。体調不良など突然の休みとなった場合でも、オンライン秘書であれば即座に代わりのスタッフを補充してもらえ、業務に支障が出ることはありません。さらに、業務内容が幅広いのも特徴です。依頼先によって対応可能な業務内容は異なるものの、顧客への対応や事務作業といった秘書業務を中心に、経理・財務、マーケティングやクリエイティブな分野まで依頼できる場合もあります。

オンライン秘書サービスでは、早ければ即日で業務を任せられるスピード感も特徴です。経理や財務など専門性の高い業務に慣れた人を選ぶこともでき、業務の効率化が図れるでしょう。メリットが豊富なオンライン秘書サービスですが、注意すべき点がいくつかあります。まず、オンライン秘書はリモートで業務を行うため、通信環境が整っていることが前提のサービスです。スピーディに業務が行えるよう、通信環境を整備した上でオンライン秘書サービスを利用しましょう。

また、どれだけ優秀なオンライン秘書であっても、初めての会社の業務内容をすぐに把握できるわけではありません。事前に作業マニュアルを作成しておくと、オンライン秘書もスムーズに業務に取りかかれ、作業方法や手順が異なることでやり直しが生じることもないでしょう。オンライン秘書が対応できるのは、オンラインでできる業務のみのため、紙の資料のファイリングや郵送の準備などは対応できないケースがほとんどです。ただし、オンライン秘書サービスの中にはオンラインだけでなく会社に直接行って業務を行っているところもあるため、オフラインの業務も依頼したい場合には探してみると良いでしょう。

オンライン秘書サービスの選び方

オンライン秘書サービスはさまざまな種類があるため、どのサービスを選択すべきか迷うものでしょう。ここでは主に2つのポイントに絞った選び方を紹介します。

セキュリティ管理・対策

オンライン秘書サービスを利用する上で心配なのが、セキュリティ面でのリスクではないでしょうか。顧客の個人情報などの情報漏洩は会社の存続にも関わる重大なリスクです。オンライン秘書サービスでは、秘密情報保持契約を結んだオンライン秘書のみが在籍しているケースが多く、プライバシー保護においてリスク管理が徹底されています。また、オンライン上での情報のやりとりに関しても、多くの場合暗号化管理ツールであるSSOの導入がされているため、セキュリティ管理においても安心できるでしょう。セキュリティ面が気になるという場合には、こうした情報管理対策がされているかチェックすると安心です。また、自社での対策としては、セキュアブラウザの導入を行うことで、情報のリスク管理が徹底できます。

料金体系と契約期間

オンライン秘書サービスの料金体系は、主に月額制と従量制の2つに分けられます。他にも事前に購入したチケットで業務が依頼できる、チケット制を採用しているところもあります。月額制は月の利用時間に対して料金がかかるものです。例えば、月6時間で20,000円、月20時間で60,000円などあらかじめ時間と金額が設定されており、そこから超過した分に関しては、超過金として別途支払うことになるというケースが多いでしょう。従量制の場合は、メール対応や電話対応など、依頼する内容1件当たり200円、というように件数に応じた料金を支払います。

オンライン秘書サービスの料金体系はサービスによって大きく異なり、同じ月額制であっても10時間であったり30時間であったり設定時間もさまざまです。料金の相場としては、おおむね1時間当たり3,000円のところが多いでしょう。多くの場合、長期契約など、契約期間が長くなるとさらに割安になるプランが用意されています。契約期間は基本的に1ヵ月のものが多く、3ヵ月、6ヵ月、12ヵ月での長期契約が可能なサービスや、夜間や深夜対応をはじめ、都合に合わせて自由にカスタムできるプランが用意されているケースもあります。無料トライアルが設けられ気軽に試せるものや、契約期間が6ヵ月～のみのものもあるため、自社のニーズに合った選択肢の中から選ぶと良いでしょう。

オンライン秘書サービス6選

Remobaアシスタント

株式会社Enigolが運営する「Remobaアシスタント」は、マネージャーと担当秘書が構成するチームでサポートを行うため、高水準の安定したサポートとホスピタリティの高さが特徴です。採用プロセスにおいても独自のホスピタリティテストを実施し、厳格な採用基準が設けられています。スケジュール調整やメール対応をはじめ、翻訳や経理、リサーチなど幅広い業務に対応しています。契約期間は6ヵ月、12ヵ月、要望に応じたカスタムが可能です。

フジ子さん

フジ子株式会社が運営する「フジ子さん」は、実務経験豊富な人材がバックオフィス業務から翻訳や経理総務、Webサイト運用など専門性の高い業務まで対応しているオンライン秘書サービスです。低コストで導入できる点や、無料トライアルで実務能力の事前チェックができる点などがポイントです。最新のセキュリティソフトを導入し、外部記録媒体の持ち込みを禁止するなど、情報漏洩の防止にも力を入れています。契約期間は1ヵ月から用意されており、無料トライアルもあるため気軽に試せるでしょう。

i-STAFF（アイスタッフ）

ファイブスターネット株式会社が運営する「i-STAFF（アイスタッフ）」は、主に女性が中心のスタッフで構成されており、秘書業務・経理・人事・Web運用など幅広い業務に対応し、加えてオフラインの業務にも対応しています。スピードと確実性を重視し、質の良い対応、さらに対応に満足できなかった場合には返金保証付きサービスを行っている点も特徴です。お試しプランは2週間から利用可能です。3ヵ月、6ヵ月、12ヵ月プラン、さらにカスタマイズプランも用意されています。

SUPPORT+iA（サポーティア）

グランサーズ株式会社が運営する「SUPPORT+iA（サポーティア）」は、高い専門性とクオリティが特徴のオンライン秘書サービスです。公認会計士や税理士などの有資格者が30名以上在籍しており、特に経理や会計、財務における信頼性が高いのが特徴です。あらゆるバックオフィス業務に加え、オフライン業務にも対応しています。1ヵ月6時間のプランから用意されており、1ヵ月当たり15時間、20時間とニーズに合わせてプラン作成が可能です。

HELP YOU

株式会社ニットが運営する「HELP YOU」は、総務・経理・人事・マーケティングなどあらゆる業務に対応しているオンライン秘書サービスです。平均継続利用率98％、600以上のクライアントが利用しています。それぞれの専門スキルを持ったアシスタントがチームとなって業務を進めるスタイルで、専属ディレクターが窓口となって管理を行います。チームプランの場合は契約期間が6ヵ月から、1名専属プランやロボットプランの場合は、1ヵ月から契約可能です。

CASTER BIZ

株式会社キャスターが運営する「CASTER BIZ」は、「100人に1人の優秀なアシスタント」というキャッチコピーを掲げるオンライン秘書サービスです。採用倍率は100倍とも言われ、全国の優秀な人材がチーム制で日常業務から専門分野までの幅広い業務をサポートします。6ヵ月プラン、12ヵ月プランが用意されており、他にも要望に応じたプランが作成可能です。"

自社のニーズに合ったオンライン秘書サービスを見つけよう

オンライン秘書サービスをうまく活用することで、社内の人手不足の解消や業務の効率化、生産性の向上が目指せるでしょう。セキュリティ面においても秘密情報保持契約の締結や暗号化ツールなどの情報管理システムを導入することによって、安全にオンライン秘書サービスを利用できます。無料トライアル期間を設けているオンライン秘書サービスもあるため、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。