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AI秘書とは?メリットや使うべき人、サービスについて紹介します

自動でさまざまな業務を行ってくれるAIはとても便利なシステムですが、まだその全てを知ることができていないという人がほとんどでしょう。AI技術は日々進化し続けていて、最近は業務の効率化に役立つAI秘書サービスというビジネスツールが注目を集めています。AI秘書のメリットやサービス内容について理解して、自分の日々の仕事に活かしてみましょう。

AI秘書とは

秘書業務をAIが行うことで業務を効率的に処理してくれるサービスの総称をAI秘書と呼びます。AI秘書では人工知能(AI)が活用されていて、スケジュールやメールを自分の代わりに管理してくれたり、タスクの割り当てなどを効率よく行ってくれたりします。AI秘書の力を活用してさまざまな業務を自動で完了させることで、時間を節約してより自分が注力したい業務に時間を割くことができるほか、作業を効率よく進めることが可能です。

AI秘書を始めとし、AI技術はさまざまな分野で実用化が進んでいます。とても便利なツールである反面、AI秘書はAIの発達によって出てきた分野であるため、AIの対応可能範囲外の能力は期待できないことに注意しなければいけません。設定されたプログラム通りにAI秘書は動くため、指示内容に不備があった場合、AI秘書が自身で気付いて修正することは不可能です。AI秘書は指示が上手くいかないと、思うような行動結果を提示してくれない場合もあるため、指示を出す側には簡潔でわかりやすい指示の提示が求められます。

AI秘書のメリット

スケジュール調整などの定型業務がなくなる

AI秘書にスケジュール調整を任せた場合、機械的な照合で素早く的確に対象者全員分の都合の良い日時を導き出すことが可能です。人間の手でスケジュール調整を行う場合、対象の人物のスケジュールを人数分把握した後、それぞれの希望や空き時間に合わせて全員の都合の良い日時を導き出す作業に時間を割かなければいけません。スケジュール調整は重要な作業ですが、大きな利益を生み出す活動と言うことはできない簡単な業務です。

ある程度作業の流れや手順が決まっているうえに繰り返し何度も必要になってしまう定型業務であるため、スケジュール調整の業務時間を短縮すると空き時間により多くの業務に携わることができるようになります。

普段の業務の効率化ができる

AI秘書を活用することは、普段の業務の効率化にも繋がります。例えばメールの文章を作ってほしい場合には、先方から届いたメールの内容に合わせて返信を考えてもらえるため、メールの返信内容に頭を悩ませる必要がありません。AI秘書に依頼して完成した文章をコピーして貼り付けるだけで返信内容が完成すると、今までメールの内容を考えるために使っていた分の時間を節約することができます。

人間と違ってAI秘書は体力面を心配する必要もないため、長い時間をかけてコツコツ継続しなければいけない地味な作業を任せることで、人間がしっかり休息を取る時間を確保することも可能です。質の良い仕事を行うためには、適度に休息を取り健康な状態で仕事に向き合わなければいけません。AI秘書の活用は、人間の休息時間を確保して作業時の集中力やパフォーマンスの向上に繋がるのです。

寝ている間も稼働してくれる

AI秘書は休むことなく働いてくれるため、人間が寝ている間に仕事を進めてもらうこともできます。人間は睡眠を取らずにずっと活動し続けることはできないため、適度な睡眠を必要とします。寝ている間に人間が仕事を進めることはできませんが、AI秘書であれば人間が寝ている間も仕事を進めることは可能です。

人間と比較してコストが低い

人間の秘書を雇うとなると、人件費として働いてもらうだけの給料が必要となります。しかしAI秘書はシステムの利用料金さえ定期的に支払っていれば使用を続けることができるため、人間と比較するとコストが低いメリットがあるのです。

さらに人間の秘書はどんなに経験豊富な人材であっても、何かの拍子にミスをしてしまう可能性は避けられません。体調やストレスなど、さまざまな事情でミスが生まれてしまうことがあります。秘書がミスをしてしまった場合、ミスを取り返すために余分な費用が必要となってしまう可能性はゼロではありません。余分な出費を回避できるという点から見ても、AI秘書は人間と比較してコストが低いと言えます。"

AI秘書を使うべき人

AI秘書は上手く使うと仕事に良い影響を与えてくれるとても便利なツールです。自分の今の仕事内容を振り返ってみて、AI秘書を使うべき人の特徴に当てはまるのか考えてみましょう。

定型業務を効率化したい人

AI秘書は毎日や1週間に1回など、定期的に作業が必要となる定型業務との相性が非常に良いツールです。人間が対応するよりも早く正確に作業することができるため、定型業務を効率化したいと考えている人に特におすすめできます。

スケジュール調整などが多い人

いくつかの条件の中から最適なパターンを導き出すというような、機械的な作業はAI秘書の得意分野です。特定の人物とのスケジュール調整のほか、既存のスケジュールと新規スケジュールの管理や、急な日程変更の対応など、調整するべきスケジュールが多いほどスケジュール調整業務は難しい作業となってしまいます。自分で管理しきれないほどの多くの予定を抱えていてスケジュール調整が多い人には、秘書のAI秘書の活用がおすすめです。

自分用の秘書を作りたい人

AI秘書は自分で学習する機能を備えているため、多少時間をかけると自分専用のAI秘書を作ることも可能です。必要な情報を厳選してAI秘書に覚えこませることで、自分の最も使いやすいAI秘書を生み出すことができるのです。このように自分でオーダーメイドカスタマイズできるAI秘書は、自分用の秘書を作りたい人にも最適なツールと言えます。

AI秘書サービスについて

AI秘書サービスにはさまざまな種類があり、それぞれサービスごとの特徴やメリットを持っています。いろいろなAI秘書サービスを比較して、自分に合ったAI秘書サービスを探してみましょう。

DMM自動応答サービス

自動で電話応答を行ってくれるAI秘書サービスで、活用することで休日や営業時間外の着信にも対応できるようになります。いつ着信が入るかわからない電話に対して余分な人件費をかけることを回避できるため、費用を節約してほかの業務に対応する人員を増やすことが可能です。自動応答の対応内容は自由に設定できるため、折り返しを希望する相手に必ず伝えたいメッセージを自動で伝えてもらうこともできます。

AI秘書は低コストで導入できる万能ツール

人間の仕事の負担を軽減し業務の効率化に役立つAI秘書は、幅広い種類の業務に対応できる万能ツールです。今後も少しずつAIを導入する企業が増えることに比例して、さらに技術が進化してAI秘書はより多くの業務に活用できるサービスとなるでしょう。人間の秘書を雇うよりも低コストで導入できるので、一度取り入れてAI秘書の使用感を試してみてはいかがでしょうか。

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Automagica編集部

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