手書きの技工指示書をAIで読み取り、医院との連絡と進捗管理を1つのアプリに集約

Dental aRts様では、歯科医院から届く紙の技工指示書の管理や予定の入力を、手作業で行っていました。当社が開発したWebアプリでは、指示書をスマートフォンで撮るとAIが読み取って入力し、医院との連絡や進捗管理も1つのアプリで行えます。読み取りに使うAIの載せ替えは、約1週間で済ませました。

プロジェクト概要

業種	歯科技工・歯科医療
対象業務	技工指示書の受け取り・入力と進捗管理
提供形態	業務管理のWebアプリ
主な技術	Next.js、Supabase、Gemini

困っていたこと

歯科技工所は、歯科医院から届く紙の指示書の中身を、予定表へ手で書き写していました。書き写すたびに手間がかかり、写し間違いのおそれもあります。指示書は法令で2年間の保存が求められ、紙のままでは管理にも手間がかかっていました。

作ったもの

技工所、歯科医院、Dental aRts様の3種類のアカウントで使うWebアプリを作りました。

• 医院が画面で作って送る、電子や手書きの指示書
• 撮影した紙の指示書をAIが読み取り、入力欄に反映する機能
• 歯の番号の書き方や預かり品の区別など、技工の決まりに沿った読み取り
• 読み取った医院名と、登録済みの医院との自動照合
• 文章と画像を送れるチャットと、カレンダーやカンバンでの進み具合の管理
• 立場ごとに範囲を決め、チャットの履歴は残す指示書の削除

段階的に広げた

医院の画面は、指示書を送る、チャットで連絡する、進み具合を見る、の3つに絞りました。医院の方が、ふだんのやり取りに必要な操作だけで使えるようにするためです。

初版の納品後、読み取りに使っていたAIの提供が終わったため、AIの載せ替えと指示書の削除に絞って追加で開発し、約1週間で納めました。載せ替えでは、実際の手書きの指示書で複数のAIを読み比べました。保険の区分や歯の番号の読み違い、預かり品の拾いすぎを洗い出し、採用したAIへの指示を整えています。

結果

紙の指示書は撮影すれば取り込めるようになり、予定表へ書き写す手間と、そのときの写し間違いを減らせる形になりました。医院とのやり取り、連絡、進み具合の確認は、1つのアプリでできるようにしています。

分かったこと

紙の書類が残る業務では、入力画面をAIの出力の形より、紙の書き方に合わせて決めるほうがよいと考えています。新しいAIへの指示は、1枚の指示書に複数の製作物を並べる形を前提にしていましたが、紙の指示書では製作物ごとの保険の区分が書かれていないことがあります。

そこで保険の区分を書く欄を足し、製作物は1つずつでも、まとめてでも入力できるようにしました。

同じ課題をお持ちの方へ

手書きの書類のやり取りが残る業界でも、撮影してAIに読ませれば、書類はそのままで入力の手間を減らせます。業界に特有の書き方も、読み取りの決まりとして組み込めます。