秘書代行とは？おすすめの秘書代行サービス3選も

秘書の仕事は、一般的に要職に就いている人をサポートするべく、電話の応対やスケージューリングなどの事務業務をこなすことです。秘書がいれば忙しい人も本業に集中できるので、生産性や顧客満足度の向上に繋がります。

その秘書の仕事を外部に委託できるのが、秘書代行サービスです。今回の記事では、秘書代行サービスとは何かということから、利用するメリット、おすすめのサービス4選を紹介していきます。

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秘書代行とは

秘書代行サービスとは、クライアントが処理しなければいけない事務・雑務を、クライアント企業に代わってこなすアウトソーシングサービスです。

秘書代行サービスが担う仕事で、メインとなるのが電話対応です。クライアントにかかってきた電話を、秘書代行サービスのオペレーターが受けて用件を聞いたり取り次いだりします。

クライアントが不在の時でも、秘書代行サービスを利用していれば電話を取り逃すことはなくなるので、機会損失が生じることはなくなります。その他、秘書代行サービスの仕事は、クライアントのスケジュール管理、書類の作成、資料作成のための調査、アポイントメントの調整など多岐にわたります。

似たようなサービスに電話代行サービスがありますが、基本的には電話代行サービスの業務は電話対応だけです。

しかしながら、電話代行サービスでも、秘書代行サービスと同じくスケジュール管理等の業務を行う事業者が増えています。電話代行サービスと秘書代行サービスを区別することが難しくなっているため、世間では同一のものとして扱うことが多いです。

秘書代行サービスのメリット

費用対効果が良い

秘書代行サービスのメリットには、費用対効果が良いということが挙げられます。秘書を雇うとなれば、一から育てるにしてもスキルのある人を中途採用で雇うにしても、相応の人件費と採用コストがかかります。

一方で、秘書代行サービスは育成や採用の手間・コストは掛からず、料金は秘書を雇うほど高くはありません。また、秘書代行サービススタッフは研修を通じて必要なスキルを習得しており、本職の秘書に劣らぬレベルです。

秘書を雇う場合と秘書代行サービスを利用する場合を比較して、仕事の質が同程度ならば費用が安く済む秘書代行サービスの方が費用対効果が良いと言えます。

本来の業務に集中できる

会社にかかってくる電話の中には、営業電話や間違い電話などがありますが、それらの電話は本来の業務を中断させるだけで時間の無駄です。

また、集中して取り組んでいた業務を中断すると、集中力が途切れてしまうことがあります。そうなれば、作業効率が一時的に落ち込むことになるでしょう。秘書代行サービスを依頼すれば、クライアントは対応しなくても良い電話に煩わされることはありません。

書類の作成や資料作成のための調査なども、秘書代行サービスに任せることができるので、クライアントは本来の業務だけに専念できます。本来の業務に集中して取り組むことができれば、クライアントは新たな商品・サービスを開発したり多くの案件を処理したりして、業績アップを図れるでしょう。

おすすめの秘書代行サービス3選

e秘書

e秘書は、膨大な契約社数、長年の経験、充実したオペレーター数、手軽な月額料金を誇るベルシステム24の電話代行・秘書サービスです。

不在時などの電話対応に加えて、メール代行、チャット代行も行っています。利用できるコースですが、電話の一次応対をメインとした手頃な価格のコースが、スタンダードコースです。月額料金は10,000円からなのですが、対応する時間帯や電話の件数によって金額が変わります。

用件聴取や注文受付なども対応できるのが、メッセージコースです。用件を代わりに聞いてもらうことで、依頼主の負担を大幅に軽減できます。

電話応対に加えて、予約受付、スケジュール管理などの幅広い業務への対応もして欲しいときには、エグゼクティブコースを依頼しましょう。月額料金40,000円からと金額はかかりますが、忙しいときには大きな助けとなります。なお、24時間の受付や多言語での対応が必要なときは、追加で依頼できます。多言語での対応は、追加できるコースが限定されているので、依頼する前に確認が必要です。

CUBE

CUBEの電話代行サービスは、1999年からクライアント企業の業務をサポートするべく電話応対をしてきたサービスです。丁寧かつ笑顔を連想させる笑声で、電話をかけてきた相手からの信頼を勝ち取っています。さらに厳しい基準での採用と社内外で徹底した研修を行うことで、高い品質を維持しています。クライアントからの要望があれば、柔軟な対応・改善も行うので状況に合わせたサービスの提供も可能です。

利用できるプランは、スタンダードプラン、シンプルプラン、英語対応プランの3種類です。スタンダードプランは、基本対応や外出対応などオプションを追加せずとも不便はない内容です。月額基本料金25,000円で、月コール数100件、在籍者登録20名、連絡先登録10名まで対応しています。シンプルプランは、一人で仕事をしている人に最適な月額基本料金10,000円のプランです。外出時や商談中などの電話対応をしてもらいたいけれども、高額な費用は支払えないというときに利用すると良いでしょう。

英語対応プランは、海外からの電話に対応できるプランです。英語を話せる人材が必要なときには活躍します。対応にあたるオペレーターは海外留学経験、海外での勤務経験があるので英語のスキルについては心配することはありません。月額基本料金は15,000円からなので、英語を話せる人材を自社で雇うよりもリーズナブルです。

電話代行サービス株式会社

電話代行サービス株式会社では、秘書代行・電話秘書サービスを提供しています。電話の対応をするときのメッセージなど応対の内容はクライアントに合わせてオーダーメイドできますし、対応の仕方なども「断る」「折り返す」などカスタマイズ可能です。報告は、メール以外に各種SNSに対応しています。月額7,000円からという安さなので、秘書代行サービスが必要だけれども、資金に余裕がないという会社でも依頼しやすいです。初期費用は0円で、セールス電話や迷惑電話については、規定のコール数に計上されません。オペレーターと担当営業は別なので、利用していく中で問題が生じたときの対応もスピーディーです。"

魅力的な秘書代行サービスを利用しよう

秘書代行サービスを利用すれば、営業電話や誰でもできる業務などに煩わされることなく、本業に集中することができます。忙しくて他のことに手が回らない、作業効率を高めて業績アップを図りたいというのであれば、導入を検討してみることをおすすめします。なお、秘書代行サービスはサービス事業者ごとに、提供するサービス内容、オペレーターの質などが異なるので、十分に比較検討して最適なところに依頼しましょう。