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AIを使って業務効率化はできるのか。活用できるツールも紹介

AIの導入による業務効率化の可能性について、実際にどのように業務を効率化できるのか、そしてどのようなツールがその実現を支援するのか、興味をお持ちかもしれません。本記事では、AIを活用した業務効率化のメカニズムや、実際のツールについて解説します。

AIは自動化や効率化に特化した技術であり、自然言語処理や機械学習、画像認識などの技術を駆使して業務を改善します。さらに、具体的な業務領域ごとに適用事例や導入手順も紹介するので、効率化を実現するためのヒントや、成功事例に基づく具体的なツールの活用方法を探ることで、AI導入による業務改善の可能性を探ってみましょう。

AIを使って業務効率化できるのか

AIは自動化や効率化に特化している技術で、以下の2Stepを経て業務効率化を実現します。

Step1:主に以下のパターン認識手法を用いて業務を学習

  • 自然言語処理
  • 画像認識
  • 機械学習

文章や音声の意味を理解し分析する自然言語処理と、画像から物体や人物を認識する画像認識により集めたデータから、パターンを見つけ、学習し、予測する機械学習が行われます。

Step2:学習に基づき独自のAIモデルを構築し業務を処理

  • 学習に基づき特定業務に特化したAIモデルを構築
  • AIモデルが処理を実行

AIモデルとは、人間の脳神経系を模倣したニューラルネットワークのことで、ニューラルネットワークが深層化することで、より複雑なパターンを認識するディープラーニングが行われます。

ディープラーニングとは、機械学習の一種で、大量のデータからパターンや関係性を学習し、予測や分類などのタスクを遂行するための技術です。ディープラーニングを用いたアルゴリズムは、従来の手作業やルールベースのアプローチに比べて、業務の精度や効率を向上させられます。

また、過去のデータを学習して、需要予測やリスク管理、顧客行動の予測など、業務に関する重要な意思決定を支援することが可能となります。

AIを使ってできる業務効率化とツール

ここでは、AIが効率化できる業務を細分化してその仕組みを説明するとともに、おすすめのツールを紹介します。

電話対応・Eメールのやり取り

AIによる電話対応・Eメールのやり取り効率化の仕組み

  • 音声認識
  • 自然言語処理
  • 機械学習

学習に基づいて電話対応・Eメールに特化したAIモデルを構築し、構築されたAIモデルが業務を処理します。例えば、顧客からの問い合わせに自動で回答したり、顧客アンケートの回答を自動で集計したりできます。

AI Messenger Voicebot

AI Messenger Voicebotは、200社以上の導入実績のある、電話対応業務をDXするボイスボットサービスです。

  • 特徴:夜間対応やアウトバウンド、修理受付など活用シーンの多さ。カスタム音声合成、ヒアリング機能、FAQ検索機能など機能の多さ
  • 価格設定:初期費用50万円。月額料金30万円から
  • URL:https://www.ai-messenger.jp/voicebot/

HubSpot

HubSpotは、Eメールの作成・編集・追跡管理を単一のプラットフォームで実現するCRMツールです。

  • 特徴:マーケティングキャンペーン用のEメールの作成を効率化、見込み客アプローチの向上、連絡先の管理・分析
  • 価格設定:月額料金「1800円コース」、「106,800円からコース」、「432,000円からコース」。無料の体験コースもあり
  • URL:https://www.hubspot.jp/products/marketing/ai-email-writer

スケジュール管理

AIによるスケジュール管理効率化の仕組み

  • 自然言語処理
  • 機械学習

スケジュール調整に関する文章をテキスト化して学習。学習に基づいてスケジュール管理に特化したAIモデルを構築。構築したAIモデルで内容を理解し、候補となるスケジュールを生成、参加者との調整を行い、最終的なスケジュールを決定します。

スケコン (schecon)

スケコンは、業界最安値の料金プランで人気の日程調整ツールです。

  • 特徴:複数人間での日程調整、オンライン名刺交換、社内予定調整、空き時間確認
  • 価格設定:月額料金フリープラン0円、スタンダードプラン660円、ビジネスプラン990円
  • URL:https://schecon.com/select

定型業務の自動化

AIによる定型業務自動化の仕組み

  • ルールベース
  • 機械学習

定型業務のルールを事前に定義し、定型業務のルールや過去の処理データを収集し学習。

定型業務に特化したAIモデルを構築し、このAIモデルで処理を実行します。例えば、請求書の内容を自動で読み取り会計システムに登録したり、顧客情報の入力フォームを自動で入力したりします。

カオナビ

カオナビは、人事・労務DXはもちろん、人的資本経営にも対応できるタレントマネジメントツールです。タレントマネジメントとは、社員の個性・才能を発掘し戦略人事を加速させる人材管理手法のことです。

  • 特徴:エンジニア不要の人事データベース、人材評価・育成・配置。適性検査
  • 価格設定:会社の規模により料金が異なるため、要問合せ
  • URL:https://www.kaonavi.jp/

トースターチーム

トースターチームは、未経験者でもわずか3ステップでマニュアルを作成できるツールです。

  • 特徴:タイトル記入だけで定型マニュアルを作成、スマホ対応動画マニュアルの作成
  • 価格設定:初期費用10万円。月額料金ライトプラン3万5千円、スタンダードプラン6万円、ビジネスプラン12万円
  • URL:https://toaster.how/

情報収集

AIによる情報収集効率化の仕組み

  • 自然言語処理
  • 機械学習

情報収集したい内容を入力して意味を理解し学習することで、独自のAIモデルを構築。そのAIモデルが内容を理解し、関連する情報源を検索し、情報源から情報を収集して整理します。例えば、興味のある分野の最新ニュースを自動で収集したり、研究テーマに関する資料を自動で収集したりできます。

ChatGPT

ChatGPTは、OpenAIが開発した自然言語処理モデルであり、大規模な文章データセットを用いてトレーニングされたニューラルネットワークです。

  • 特徴:「自然な対話生成」、大量のテキストデータ学習に基づく知識を利用して質問に答えたり、要約を生成したりする「知識の抽出と生成」、長い文脈を理解し前後の文脈を考慮して返答を生成する「長期依存性」
  • 価格設定:通常版0円、有料プラン月額料金20ドル
  • URL:https://chat.openai.com/

クアルトリクス (qualtrics)

クアルトリクスは、人事評価システムとCRM、市場調査が一体となったツールです。

  • 特徴:360度評価システム、市場動向把握とカスタマージャーニーの最適化
  • 価格設定:初期費用及び月額料金は完全非公開のため、要問合せ
  • URL:https://www.qualtrics.com/jp/market-research/

営業活動

AIによる営業活動効率化の仕組み

  • 自然言語処理
  • 機械学習

顧客との会話内容や顧客データを自然言語処理で入力して学習。学習に基づいて独自のAIモデルを構築し、そのAIモデルが入力内容を理解し、顧客のニーズや購買可能性を分析し、顧客に最適な提案をしたり、顧客の購買段階に合わせたアプローチをしたりします。

Zia

Ziaは、CRM をはじめデータ入力・リードの分析など、業務を自動でアシストするZoho が提供する会話型AIアシスタントです。

  • 特徴:大量の顧客データを短時間で分析できる「顧客データ分析」、顧客の行動や興味に基づく「ターゲティング」、自動化されたアプローチによる「商談支援」など
  • 価格設定:月額料金(年間契約の場合)スタンダード1680円、プロフェッショナル2760円、エンタープライズ4800円、アルティメット6240円。全てのコースに無料トライアルあり
  • URL:https://www.zoho.com/jp/crm/bj/crm-ai.html

AIを使って業務効率化するコツ

AI導入にあたり、以下の作業を行うことで、より一層高い成果を実現できる業務効率化の環境が整います。是非実践してみてください。

目的の明確化

目的明確化の意義

  • 効率的な計画
  • 適切なツールの選択
  • 成果の測定

AIの導入目的を明確にすることで、必要なリソースと時間を効率的に計画できますし、最適なAIツールを選択できます。明確な目標を設定することで、AIのパフォーマンスを評価し、成果を測定できます。

目的明確化の具体例
AIを導入する目的が「顧客の購買行動を予測する」ことであれば、必要なデータの収集と分析、適切な予測モデルの開発など、具体的な計画と選択が可能になります。
目的が「コールセンターの応答時間を短縮する」であれば、AIの導入前後で応答時間を比較し、AIの効果を測定できます。

行っているタスクの洗い出し

タスク洗出しの意義

  • 効果的なAI導入
  • 業務の改善
  • リソースの最適化

タスクを明確にすることで、AIが最も効果を発揮できる業務を特定できますし、タスクの洗出しを通じて、業務プロセスの問題点や改善点を見つけられます。また、人間の労力を必要としないタスクを自動化することで、人間のリソースをより重要な業務に集中させられることは、人材確保が難しい現在の日本では大変重要です。

タスク洗出しの具体例
データ入力やレポート作成などの繰り返しのタスクをAIに任せることで、効率化を図れます。

コールセンターのFAQ応答をAIチャットボットに任せることで、オペレーターはより複雑な問い合わせに集中できます。
このようにAIは自動化に優れているので、普段行っているタスクを洗い出してみましょう。

まとめ

本記事では、AIがどのように業務を効率化するのかについて詳細に解説しました。自然言語処理や機械学習などのAI技術を活用することで、様々な業務領域での効率化が実現可能です。

また、専用のツールやプラットフォームも紹介しました。さらに、業務効率化のためのコツや成功事例についても触れました。目的の明確化や現在行っているタスクの洗い出しなど、AI導入における重要なポイントを押さえることで、効果的な業務改善が可能になります。

AIの導入により、業務の生産性や品質を向上させるために、ぜひ本記事で紹介されたアイデアやツールを活用してみてください。

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