オンライン事務代行とは？業務内容やサービスも紹介

フレックス制やテレワークなど働き方に多様性が生まれる昨今、企業の在り方にも様々な変化が生じつつあります。その一つが、コア業務以外のノンコア業務のうち、特に事務業務をアウトソーシングするという考え方であり、そういったニーズに柔軟に応える「オンライン事務代行」というサービスが広く提供されつつあります。今回は、オンライン事務代行とはどのようなものかについて、詳しく解説します。

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オンライン事務代行とは

オンライン事務代行とは、企業などが行わなければならない事務作業をインターネットを介して代行するサービスです。詳細はサービスの提供事業者によって異なりますが、バックオフィス業務と呼ばれる「顧客とは直接的に関わらない、経理・人事・総務といった部署が担当する仕事」を中心に代行することが多いです。

更に、業務に必要なデータ入力や資料作成などを行うサポート業務やコンプライアンスなどの法務、顧客対応などの営業事務、広報業務といったより専門性の高い分野を請け負うサービスもあります。

オンライン事務代行の強みは、フレキシブルに代行を依頼できるという点です。事務を代行するスタッフは全国各地からオンラインで繋がっており、それぞれのスキルに応じて業務を遂行しています。

このため、業務の状況に応じて作業量を増やすこともできますし、反対に閑散期は減らしてコストカットを図るということも可能です。

また、利用者は一般的な企業に限らず、これからスタートアップを切るベンチャー企業やフリーランス、個人事業主まで依頼することができます。ノンコア業務に対して専門の人員を配置するのが難しい、一人社長や少数精鋭の企業からのニーズが高いです。

オンライン事務代行に依頼できる業務内容

バックオフィス業務

バックオフィス業務とは、顧客とやり取りを行うフロントオフィス業務の対義語であり、フロントオフィスのサポートや全体の業務が遅滞なく進むように支援する業務のことを意味します。

日本語に訳すと「間接部門」や「管理部門」と呼ばれることもあります。具体的な内容としては、書類の管理やファイリング、データ入力、請求書の処理、備品管理など、その内容は多岐に渡ります。

専門性を必要とする業務

バックオフィス業務の中でも、特に専門性を必要する「経理・財務・法務」に関する業務を代行依頼することができます。例えば、領収書のデータ化のような事務的な手続きだけでなく、全体の予算管理や資産運用まで含むような場合や契約書のチェック、あるいは法にのっとった社内規定の検討やコンプライアンス対応などは、経理や税務、法律に関する高い専門知識が求められるでしょう。

こういった業務は仕事をする上で非常に重要ですが、対応できる人材を自社で雇用しようと思った場合は多額の費用が発生してしまうというデメリットがあります。そのため、そういった専門的な知識・スキルを持った人材による代行を依頼するケースは珍しくありません。専門的な人材にすぐ力を貸して貰えるというのも大きな魅力であると言えます。

サポート業務

バックオフィス業務にも似ていますが、特定の人を支えるような内容に特化している仕事をサポート業務と言い、これも代行サービスの対象となっていることが多いです。

例えば、スケジュール管理や出張手配などを行う「秘書業務」、顧客リストの作成や電話対応などを行う「営業サポート」、SNS運用代行やWEBサイト運用代行などを行う「広報サポート」などが該当します。

これらはコア業務に注力するためには必要である一方、常に業務が発生するとは限らないことが多く、アウトソーシングしやすい分野であると言えます。

オンライン事務代行のメリット・デメリット

メリット

オンライン事務代行のメリットとして一番に挙げられるのは、人件費などにおけるコストカットが期待できることです。社員として雇用する場合、単純に月々に発生する人件費だけでなく、その人材のスキルアップなどのために研修費用などが必要です。更に、折角適切な人材が見つかっていたとしても、やむを得ず退職してしまった時は次の人材を育成するコスト・労力もかかってしまうでしょう。

また、ノンコア業務を専門家にお任せできるため、特にフリーランスや個人経営者などはコア業務にだけに集中することが可能です。様々な調整などもお任せして「この作業を代行して欲しい」という依頼をするだけで事務業務が進められていきますので、ストレスフリーに仕事に取り組めるメリットもあります。

デメリット

もちろん、オンライン事務代行にはデメリットもあります。第一に、人材にかかる人件費は抑えられる一方、少なからず外注することで費用は発生するという点です。更に「ちょっと追加で作業をお願いしたい」といった依頼を繰り返していると、オプションの費用が発生し、思わぬ額になるリスクがある点も忘れてはいけません。

全てを丸投げにするのではなく、どれくらいの事務作業をどのように依頼するかについて、しっかりと把握してから依頼することが大切です。

また、専門性の高い業務やサポート業務などを任せる場合、その代行を担当する人のスキルについて不安になることもあるでしょう。業界の事情に精通していないと作業が難しいような場合は、オンライン事務代行のメリットを十分には得られない可能性もあります。

求めるスキルなどについて、しっかりと提示して適した人材で対応して貰えるように心がけましょう。場合によっては、全てをオンラインで済ませるのではなく、面談や対面による作業依頼なども検討しておくと安心です。

オンライン事務代行のサービス

オンライン事務代行のサービスを利用したいと思った場合は、サービスを提供する事務代行会社を利用するか、クラウドソーシングで事務代行を行っている人材に依頼するかのどちらかが一般的です。事務代行会社を利用する場合、専門性や品質などが保証されるケースが多いため、今回はそういったサービスを提供している2つの企業をご紹介します。

Bizmow

「Bizmow」は様々な代行サービスを提供する専門企業です。一般的な事務代行サービスの他、経理や広報、そしてセミナーの運営スタッフなどの派遣も依頼できます。また、営業時間外の依頼や高度な技術を必要とするIT人材やコンサルタント人材などのサービスも提供しています。利用料金は「基本料金や管理費、依頼した時間分の従量料金」を導入しているため、繁忙期と閑散期の差が激しいような企業や様々な人材を必要とする企業に向いていると言えるでしょう。

オンライン事務代行 ひらく

「オンライン事務代行 ひらく」は特にベンチャー企業や個人事業主など、コア業務に注力したいユーザーをメインターゲットとしている代行サービスです。バックオフィス業務の他、経理や広報の一部業務にも対応しています。特に「これまで代行を依頼したことがないが、コア業務に追われてノンコア業務が後回しになっている」といった状況にある経営者・フリーランスの利用者が多く、経理や事務の他、営業資料の作成サポートなどで高い評価を得ています。

代行サービスを活用して生産性を高めよう！

オンライン事務代行サービスを活用することで、長期的にはコストカットや生産性の向上が期待できるようになります。スキルを持った人材の確保に困っている企業はもちろん、「外注するのももったいないし、自分でやればいいや」という考え方をしている方は、一度検討してみてはいかがでしょうか。事務作業を安心して任せられる環境を整えることで、コア業務に集中しやすくなるかもしれません。