事務代行サービスとは？業務内容や料金体系も説明

事務作業は、業態・業界を問わず多くの企業で発生する業務の1つです。経営を回していく上で必要不可欠とも言える事務作業ですが、昨今では事務代行サービスに業務委託する企業も増えています。働き手不足が懸念される現代ビジネスシーンにおいて、社外への業務委託は珍しいものではなくなりました。今回は、事務代行サービスの概要や一般的な料金体系についてご紹介していきます。

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事務代行サービスとは

事務代行サービスでは、クライアント企業からの要望に応じて多様な事務作業を請け負います。従来の事務作業はその多くが紙媒体ベースとなっていましたが、近年ではビジネスのIT化が進んだことから、オンラインでの業務を請け負う代行サービスも見受けられるようになりました。

企業が事務代行サービスを依頼する方法は大きく分けて「専門業者への依頼」と「クラウドソーシングでの発注」の2パターンです。専門業者はサービス品質の安定感、クラウドソーシングは単発業務やオンライン発注といった柔軟性の高さがメリットと言えます。

また、専門業者の場合は業者のオフィスで業務を代行することもあれば、クライアントの現場にスタッフを派遣して業務にあたるケースもありますので留意しておきましょう。専門業者とクラウドソーシングはそれぞれ一長一短ですが、本格的かつ継続的に事務作業を委託するのであれば専門業者へ依頼するのが良いでしょう。

事務代行サービスの業務内容

事務代行サービスが請け負ってくれる業務内容は多岐に渡りますが、専門知識を要するものとそうでないものの2つに大別できます。ここでは、それぞれの業務内容について詳しく見てみましょう。

専門知識を必要とする業務

ここで言う専門的な業務とは「本来クライアント企業内の特定部署で行われている作業」を指しています。例えば、次のような業務が該当しますので参考にしてみてください。

・データリサーチ
・データ入力および内容チェック(複雑なもの)
・データ処理
・スケジュール管理
・見積書および請求書の作成
・来客対応(代行業者スタッフ現場派遣の場合)
・イベント管理と対応
・カスタマーサポート
・文字起こし

データ関連の業務は、主にマーケティングを担当する部署で行われるものです。見積書や請求書の作成は経理部、スケジュール管理は総務部などが担当している企業が多いでしょう。その他の業務に関しても、基本的には事業内容に深く関わるものであるため、専門的な業務として見なされるのが一般的です。すべての代行業者で請け負っている訳ではありませんが、強みを活かして「webサイト運用」「法務」「翻訳」といった業務を請け負っている代行業者もあります。

専門知識が不要な業務

専門知識が不要な業務とは、基本的にクライアント企業においてどこの部署でも発生し得る作業のことを指しています。担当する人によって成果に大きな差が生じないというのも大きな特徴です。一般的に代行業者では次のような業務が「専門知識不要」と判断されています。

・受発注代行
・受発注書類の作成および発行
・在庫管理
・発送業務
・メール対応
・電話対応
・データ入力および内容チェック(単純なもの)
・アンケートの回収および入力
・名刺入力および名簿作成"

事務代行サービスのメリット・デメリット

事務代行サービスには、次のようなメリットや注意点があります。業務委託の効果を最大化させるには、これらを把握した上で適切に運用することを心がけましょう。

人件費の最適化が可能

事務代行サービスの利用は、人件費の最適化に大きな効果が期待できます。本来、事務作業に従事するスタッフを確保するためには様々なコストが必要です。就職みらい研究所(株式会社リクルートが運営)が発表した「就職白書2020」では、新卒社員1名を採用するのにかかるコストは2019年の平均値で93万6,000円という結果が出ています。

さらに、産労総合研究所の「2020年度教育研修費用の実態調査」を見てみると、従業員1名あたりの教育研修費用は2020年度で約3万9,000円です。加えて、ランニングコストとして月々30万円前後かかるとなると、その総額コストは小さなものではないでしょう。

詳しくは後述しますが、事務代行サービスの料金相場は5～10万円とされています。事務作業に従事する人手を確保するというだけであれば、外部委託によって抑えられるコストは大きなものと言えるでしょう。

委託先のスタッフは事務作業専門の研修を受けているため、自社で教育コストがかかる心配もありません。また、事務代行サービスは繁忙期に合わせて委託するという利用方法もあります。必要な期間に必要な分だけの人手を確保できますので、人件費の最適化に大きく貢献してくれるでしょう。

ただし、契約プランの内容は熟慮することが大切です。コストパフォーマンスが高いからと言って作業量に見合わないプランを選択すると、かえってコストがかさんでしまう可能性もあります。まずは、委託が必要な作業の内容とボリュームをしっかり把握しておきましょう。

コア業務に集中できる

事務作業は多くの事業で必要とされる重要な業務であるものの、会社の利益に直結するかと言えばそうではありません。例えば、営業・マーケティング・広報・商品開発といった業務は、会社の売上に大きく影響します。自社で事務作業に充てる人員を削減すれば、その分だけコア業務にリソースを割くことができるでしょう。

本来の担当業務に集中できるようになると、従業員のパフォーマンスや満足度の向上にも繋がります。一方、継続的に外部委託すると自社で事務作業についてのノウハウが蓄積しない点には十分注意しておきましょう。

事務代行サービスの料金体系

事務代行サービスの料金体系は、「月額固定型」と「従量課金型」の2パターンです。月額固定型は毎月定額の料金で決まった時間分の作業を委託するタイプで、毎月一定量の事務仕事が発生する企業が継続して委託する場合に適しています。

月額料金の相場は、実質稼動20時間で50,000円・30時間で80,000円・50時間で120,000円程度です。毎月の稼働時間が同じでも、契約期間が長いプランでは1ヶ月あたりの料金が安くなる傾向があります。月額固定型で一定量の稼働時間を超えた作業を行う場合は、追加料金が発生するのが基本です。委託コストの見通しが立てやすい点がメリットであると言えます。

従量課金型は「作業内容×実行数(あるいは作業時間)」で算出する場合と単純な時給計算で利用料金を算出する場合があります。それぞれの代行業者で計算方法を確認しておくようにしましょう。

従量課金型は少ない業務量や作業時間から委託可能なため、適切に活用すればコストを最小限に抑えられます。ただし、作業単価が月額固定型よりも高めに設定されている場合が多く、予想外の作業が増えるとコストも高くなりがちですので注意が必要です。

事務代行サービスを選ぶときの注意点

事務代行サービスは需要の高まりから事業者の数も多いため、初めての場合は委託先選びに迷ってしまうこともあるでしょう。

代行業者選びの際は、まず「カバーしている対応業務」に注目します。一口に事務作業と言ってもその種類は様々で、自社が委託したい業務に代行業者が対応しているとは限りません。

特に前述した「専門知識が必要となる業務」についてはしっかり確認しておくようにしましょう。委託したい業務以外も幅広くカバーしている代行業者であれば、後々追加で委託業務を増やしたくなった際も安心です。

業務品質という意味では、代行業者の「導入実績」をチェックしておくことも重要になります。多くの企業で必要とされる事務作業だからこそ、クオリティの高いサービスを提供している代行業者は実績が豊富です。

自社と同じあるいは似たような商材を扱う企業での導入実績があればベストと言えるでしょう。また、代行業者の「スピード感」も大切です。「依頼から導入までどれくらいかかるのか」「サポート窓口の対応は早いか」「委託内容の変更や修正にはどれくらい時間がかかるのか」など、自社と委託先とのやり取りがスムーズに進められるかどうかは重要な判断材料です。

事務代行サービスを上手に活用して社内業務の効率化を図ろう

事務作業の外部委託は、社内リソースの確保に有用な選択肢の1つです。コア業務へリソースを回せれば、今後の経営戦略にも幅が出てくると言えるでしょう。また、適切な料金プランを選択すれば人件費の削減にも効果が期待できます。自社にとって適切なのは月額固定型なのか従量課金型なのか、まずはそこから見極めましょう。同じ委託内容でも料金やサービス品質が異なりますので、複数の代行業者を比較して委託先を選びましょう。