DXが業務効率化に有効な理由を紹介。効率化のためのポイントも。

デジタルトランスフォーメーション（DX）とは、テクノロジーを活用してビジネスプロセスを改善・最適化する取り組みです。企業がより効率的、効果的に活動するためには、DXは避けて通れない道といえるでしょう。とくに、業務効率化において、DXはとても有用です。この記事では、なぜデジタル化によって業務が効率化できるのか、また効率化するポイントについて解説します。

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DXが業務効率化に有効な理由

まずは、DXが業務効率化に有効な理由について見ていきましょう。

デジタル化することで管理しやすくなる

DXによって、企業が持つさまざまなリソースを一元的・効率的に管理することができます。たとえば、紙ベースでの業務をデジタル化することで、情報の保存とアクセスが劇的に簡単になります。紙の文書は物理的なスペースを必要とするだけでなく、それを探し、整理し、必要な時に素早く取り出すことは難しい媒体です。しかし、データベースやクラウドストレージを使用すれば、数クリックで必要な情報にアクセスでき、場所や時間を問わずにそれを利用することができます。

また、デジタルツールを使うことで、業務の自動化も可能です。たとえば、CRMツールを導入すれば、顧客情報の管理や営業活動、マーケティング戦略を自動化できます。これにより、さまざまな情報が管理しやすくなるだけでなく、ヒューマンエラーの可能性も削減でき、スタッフがそのほかのやるべき作業に時間を費やすことができます。

デジタル化することで可視化される

デジタル化されたデータは可視化されるため、さまざまな分析をすることが可能です。ダッシュボードなどのデータ可視化ツールを活用することで、リアルタイムでの業績分析が可能になります。これにより、企業が即座に戦略を調整できるようになるのです。たとえば、製品の売上が予想より低かった場合、ダッシュボードでその情報をすぐにキャッチし、マーケティング戦略を変更することができます。

また、大量のデータを機械学習アルゴリズムや人工知能（AI）によって解析することも可能です。顧客の購買パターン、製品の品質、サプライチェーンの効率など、従来の分析だけでは気づきにくかった問題点を明らかにすることができるでしょう。"

DXな業務効率化をするためのポイント

DXはビジネスに多くのメリットをもたらしますが、その一方で取り組み自体が簡単なものであるわけではありません。どのようなポイントに焦点を当ててDXを進めればよいのでしょうか。ここでは、その重要なポイントをいくつか紹介します。

属人性の高い業務からDXしていく

属人性の高い業務とは、特定の人や少数のスタッフしか実施できないような業務を指します。その人が急に辞めたり、長期の休暇に出たりした場合、その業務自体が滞るリスクを持っているため、デジタル化が推奨されるのです。属人性が高い業務は企業にとって弱点ともなり得るため、DX化を進めることで解消していくのが重要となります。

属人性の高い業務の例としては、特定の人物が行っている複雑なレポート作成などがこれに当たります。このような作業を自動化することで、一人一人の業務の負担を軽減し、いつでも業務を行うことが可能となるのです。また、それだけ複雑な業務であれば、自動化することで、エラーが発生する可能性も低くなるメリットもあります。

発生頻度の高い業務からDXしていく

日常的に頻繁に行われる、発生頻度の高い業務からDX化していくのも重要なポイントです。たとえば、毎日のように発生するデータ入力、定期的な在庫確認などがこれに当たります。発生頻度が高いということは、その時間も多く取られてしまい、それが業務効率の低下を招いている原因といえるでしょう。DXによって、これらの業務を高度に自動化することができます。このような基本的な業務からデジタル化を始めることで、即座に時間の節約が可能となり、その分ほかの重要な業務に注力することが可能です。

手段ではなく、目的から検討する

DXはあくまで手段であり、最終的な目的は企業が成長し、競争力を高めることです。そのため、どの業務にDXを導入するかを考える際にも、単に作業を効率化するだけではなく、それがどのように企業全体のメリットとなるのかを考慮する必要があります。たとえば、顧客満足度の向上が目標であれば、顧客サービスに関わる業務をデジタル化することが有効でしょう。一方で、コスト削減が目的であれば、人件費や運営費が多くかかる業務をデジタル化するといったアプローチが考えられます。現在の課題をきちんと分析し、より効果のある分野からDX化していくことが大切なのです。"

DXな業務効率化をするためのツール

DX化を成功させるためには、適切なツールの選定が欠かせません。しかし、どのような種類があり、それぞれどのような特徴を持っているのでしょうか。ここでは、業務効率化を実現するための主なツール、とくにSaaS系ツールとAI系ツールについて詳しく解説します。

SaaS系ツール

SaaSとはSoftware as a Serviceの略で、クラウドを通じて提供されるソフトウェアサービスの一つです。インターネットを通じてソフトウェアにアクセスするため、サーバーやパソコンにソフトウェアをインストールする必要がなく、気軽に利用を始めることができます。Saas系ツールには、CRM・プロジェクト管理ツール・会計ソフトウェアなどさまざまなものがあり、初期費用をおさえた導入が可能です。

Saas系ツールは、その柔軟性と拡張性が最大の特徴です。安価に基本的な機能から始めて、ビジネスが拡大するにつれて追加機能を増やしていくこともできます。必要な機能を柔軟にカスタマイズでき、新機能の追加やセキュリティアップデートも即時に反映されるのです。常に最新のソフトウェア環境を維持しつつ、オフィス外からでも業務を効率的に遂行することができるようになります。

AI系ツール

AI（人工知能）は機械学習、自然言語処理、画像認識など、さまざまな領域で活用されています。これらを活用することで、業務の効率化・自動化を素早く進めることが可能です。高度な計算能力と学習機能があるため、人間よりも高い精度で作業をすることができます。また、AIはデータに潜むパターンを検出し、次の行動の予測も可能です。AIモデルは、一度学習させればその知識を同じようなタスクにも適用することができるため、使えば使うほどさまざまな領域に応用できるようになるでしょう。

AI系ツールの代表例としては、チャットボットが挙げられます。チャットボットとは、顧客サービスにおいて、よくある質問に自動で答えるツールです。従来はコールセンターなどで人間が対応していたものが、それ以上の速さと精度を持ちつつ24時間365日対応が可能となり、人件費の削減・顧客満足度の工場につながります。

そのほか、データ解析ツールにもAIが使われていることがあります。AIを活用したデータ解析ツールは、膨大なデータであってもその中から有用とされる情報を自動で抽出します。これにより、戦略の策定や意思決定がより迅速かつ正確に行えるのです。"

DX化のポイントを知って業務を効率化しよう

DXは絶えず進化している分野であり、新しいツールやテクノロジーが日々登場しています。そのため、企業は常に最新の動向を把握し、自社のニーズに最も合ったツールを用いて業務効率化を進めることが重要です。そのためには、自社のどの業務をデジタル化していくのかをしっかりと考えておく必要があります。「属人性」「発生頻度」「目的」といったポイントをもとに、DXを用いた業務効率化を目指してみてください。