棚卸しを効率化するためのポイント4選。ミスの防止策も紹介します

業界を問わず、在庫管理は事業運営の骨格をなす重要な要素の一つです。特に、棚卸しの効率とその正確性は、ビジネスの成功に影響を及ぼすことがあります。しかし、その作業はミスが生じやすく、時間も手間もかかるもの。適切に行わなければ、不要な発注や在庫の過不足といったトラブルの原因となり得ます。ここでは、その棚卸しを効率化するためのポイントや、ミスの防止策について詳しく説明します。

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棚卸しの定義

在庫管理における重要な作業として「棚卸し」が挙げられますが、一体この棚卸しとは何なのでしょうか。棚卸しは、業務の中で頻繁に行われる作業であり、在庫管理の基本作業です。

まず、基本的に棚卸しとは、物理的に保管されている商品や資材の数量を実際に数え、その数が帳簿や管理システム上の数と一致しているかを確認する作業を指します。

これにより、会社が正確な在庫情報を把握することができ、無駄な発注や不足からくるトラブルを避けることができるのです。棚卸しの作業は、単に商品を数えるだけでなく、その在庫の賞味期限や品質の確認、場合によっては製品の整理や廃棄といった作業も含まれることがあります。

このような総合的な在庫の確認・整理作業は、事業の健全性を保つために非常に重要です。また、帳簿上の在庫数と実際の在庫数が一致しない場合、それは在庫の盗難や紛失、入出庫の際の記録ミスなど、様々な原因が考えられます。このような誤差を早期に発見し、原因を特定することで、将来的なリスクを未然に防ぐことができるのも、棚卸しの大きな役割の一つと言えるでしょう。

棚卸しの際には、商品の配置や保管状況も見直されることが多いです。これにより、商品の回転率を向上させたり、商品の取り出しやすさを考慮した最適な配置に変更したりするなど、日々の業務効率も向上します。しかし、棚卸し作業は時間と手間がかかるため、その効率化が求められることも少なくありません。特に大手企業や大量の在庫を抱える事業所では、作業のスピードと正確性が要求されるため、適切な方法やツールの選定が重要となってきます。

棚卸しを効率化するためのポイント

確認済み物品にはマークをする

棚卸しの作業を効率的に進める上で、確認済みの物品に明確にマークをつけることは極めて重要です。これは、同じ商品や資材を何度も手間取って確認しなくてすむようにするための基本的なアプローチとなります。特に、大規模な在庫を持つ事業所や、多種多様な商品を取り扱っている場所での作業において、このマークは役立ちます。マーキングは、色付きのシールやハイライトペンなど、目に見えてわかりやすいものを使用して行います。また、マークをする際には、一貫した基準やルールを設けることで、作業者間の混乱を防ぐことも可能です。例えば、左上に赤いシールを貼ることで「確認済み」、右下に青いシールを貼ることで「再確認が必要」といった具体的な基準を事前に共有することがおすすめです。

棚卸し専用サービスを利用する

棚卸しの効率化を支援する専用サービスやツールが数多く登場しています。特にバーコードやRFIDを活用したサービスは、手作業によるミスを大幅に削減し、作業のスピードを向上させることができる点で注目されています。

バーコードは商品や資材に一意のコードを付与し、そのコードを読み取ることで、迅速に在庫情報を確認・管理することができます。一方、RFIDは無線で情報の読み取りや書き込みができるため、物品にタグを取り付けるだけで、距離や向きに関係なく情報の確認が可能です。これにより、大量の商品を一度にスキャンすることや、アクセスが難しい場所の在庫も確認しやすくなります。

多くの事業者は、このような専用サービスを導入することで、棚卸しの手間や時間を大幅に削減できると実感しています。特に在庫数が多い、または商品の回転率が高い事業所では、これらのサービスの導入はほぼ必須と言えるでしょう。

作業内容をステップに分ける

棚卸しの作業は複雑で、一つのミスが全体の結果に大きな影響を及ぼす可能性があります。そのため、効率的かつ正確に進めるには、作業内容をステップごとに分け、一つ一つを慎重に実施することが重要です。具体的なステップの例としては「商品の場所の特定」「物品の数量確認」「データ入力」「再確認」などが考えられます。これらのステップを明示し、手順書やチェックリストを作成することで、作業者は何をどのように進めるべきかが明確となり、ミスの可能性を低減させることができます。また、各ステップの間に短い休憩を取り入れることで、作業者の疲労や集中力の低下を予防することも可能です。このように、ステップを明確に分け、それぞれの作業を丁寧に実施することで、棚卸しの効率化とミスの削減が期待できるのです。

定期的に在庫を見直す

定期的な棚卸しは、年に一度の大規模な棚卸しよりも効率的な方法とされています。なぜなら、継続的に在庫をチェックすることで、細かな誤差や変動をすぐにキャッチできるからです。この方法により、在庫の過不足や、古くなった商品、賞味期限が迫った商品などの早期発見が可能となり、それに伴う対応も迅速に行えます。また、大規模な棚卸しでは一度に多くの作業を行うため、作業者の負担やミスのリスクが増加する可能性が考えられます。それに対して、定期的な小規模な棚卸しでは、その都度必要な在庫のみをチェックし、作業量を抑えることができるため、効率よく適切な在庫管理を継続することが可能となります。事業所や業種によっては月に1回、あるいは4半期ごとなど、適切な頻度での棚卸しを実施することで、在庫管理の質を高め、ビジネスの健全性を維持することができるでしょう。"

棚卸しでミスを減らす方法

目視確認と管理台帳への反映作業担当を分ける

棚卸しの際には、目視での確認作業と管理台帳への反映作業を異なる担当者に割り当てる方法が有効です。これは、1人が両方の作業を行うことにより疲労や集中力の低下から生じるミスを防ぐための策です。担当者が分かれていることで、1人が物品の確認を行い、その間にもう1人が管理台帳への入力を進めることが可能となります。この分担によって、効率化だけでなくミスのリスクも大幅に減らすことができるのです。また、各担当者が一定の作業に専念できるため、作業の質も向上します。ただし、この方法を採用する際には、両者が密に連携を取り合うことが重要です。連携を図ることで、確認と記録の間にズレが生じることを防ぐことが可能となり、より正確な棚卸し作業が期待できます。

2人1組で作業する

棚卸しの際には、正確性を確保することが非常に重要です。この目的を達成する効果的な方法の一つが、2人1組での作業実施です。このスタイルは、1人が商品や資材の数量を確認し、もう1人がそれを再確認するという形を取ります。こうすることで、確認ミスや記録ミスのリスクを大幅に減らすことが可能です。

また、この方法は作業者の心理的な負担も軽減するでしょう。個人が行う作業よりもミスの発生率が低下するため、作業者は安心して業務に取り組めます。さらに、2人の作業者が協力して作業を進めることで、1人当たりの作業量も減少し、効率的に作業を進めることができます。特に大規模な棚卸し作業において効果を発揮します。多くの商品や資材を取り扱う場合、1人だけで作業を行うと視点が固定化されがちですが、2人1組での作業により多角的な視点からの確認が可能です。

しかし、人手が限られている小規模事業者にとっては人件費の増加が懸念される点もあります。それでも、長期的に見れば、ミスの減少によるリスクヘッジと効率的な作業進行で得られるメリットは大きいと言えるでしょう。このように、2人1組での作業は棚卸しの精度を高める上で有効な手法とされています。"

多様にある棚卸しの管理方法

在庫情報の把握は業務効率化にとって必要不可欠な要素です。棚卸しは正確性が求められ、ミスはリスクとなります。確認済み物品へのマーキングや棚卸し専用サービスの導入、ステップごとの作業分担、そして2人1組での確認作業が効果的です。棚卸しを改善してミスを減らす努力をすることはビジネスの成功に繋がります。ただし、効率化にはコストが必要であり、小規模事業者にとってはリソースの配分を検討することも重要です。