経理業務の効率化方法を紹介。事例と一緒に解説します

経理というと複雑で時間がかかるイメージがあるかもしれませんが、最近では多くの企業が効率化の取り組みを始めています。効率化により、時間やコストの削減はもちろん、業務の品質向上も期待できるからです。この記事では、経理業務の効率化の理由と具体的な方法について、どのような方法があるのか、事例を交えて解説いたします。

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経理業務を効率化するべき理由

労働人口が減っているため

近年の労働人口の減少は、企業にとって避けては通れない問題となってきています。特に日本をはじめとした先進国では、少子高齢化の影響でこの傾向が顕著です。そのため、企業の人材不足は深刻化しており、特に経理業務などのバックオフィス業務においてもその影響を受けています。この人手不足の状況では、いかに効率的に、かつ正確に遂行するかが求められるようになりました。

経理業務は緻密な計算やデータの管理が求められるため、ヒューマンエラーや手間の削減が重要となるのです。労働人口の減少を考慮すると、各企業は限られた人材でより多くの業務をこなさなければならなくなり、その結果、業務の効率化は避けて通れないテーマとなります。また、経理部門の人手不足は、情報の遅れやミスを招くリスクが増大します。そのため、効率化は業務の質を維持、または向上させる上でも非常に重要と言えるでしょう。

経営判断をスピーディーに行うため

経理業務は、企業の健全な運営における基盤を形成しています。具体的には、経理から得られる情報は経営判断の重要な根拠となります。そうした判断が遅れると、企業の競争力は低下します。したがって、経理業務の効率化は経営の迅速性を高める上で不可欠です。

例えば、市場の変動や業界のトレンドを反映した財務データが速やかに経営層に届けられると、企業はそれに応じた適切な戦略をタイムリーに策定できるでしょう。逆に、情報の取得や整理に時間がかかると、競合他社に先を越されるリスクが生じます。

また、経理情報の精度も経営判断の品質に直結します。効率的な経理業務は、高い精度の情報を迅速に提供するための基盤を整える役割も果たします。効率化された経理プロセスは、経営層が信頼性の高いデータを基にスピーディーな判断を下すサポートをするのです。

経理業務の効率化のやり方

表計算ソフトを利用する

経理業務において、表計算ソフトの利用はほぼ必須といっても過言ではありません。特にExcelは、データの入力、計算、整理、分析が手軽に行えるツールとして広く認知されています。月次や年次の決算業務においても、表計算ソフトを駆使することで、業務の効率を大幅に向上させることができます。例えば、エクセルでは一つのシートに複数のデータをまとめたり、別のシートとの連動を活用して自動計算を設定したりすることで、再入力の手間や計算ミスを削減できます。さらに、グラフ機能を活用すれば、数値データを視覚的に捉えやすくし、報告やプレゼンテーションにも役立てることができます。特に、複数の部署や関連企業との連携が必要な場面で、全員が同じフォーマットの表計算ソフトを用いることで、データの共有や統一が容易になり、業務が円滑になるでしょう。

関数などを使い、計算を自動化する

経理業務での計算は、しばしば複雑で時間がかかるものです。しかし、表計算ソフトの関数やマクロを活用すれば、これらの計算を大幅に短縮し、加えて正確性も向上させることが可能です。例として、毎月の売上や経費のデータを手入力で集計する作業は、エラーが発生しやすく、また時間もかかります。しかし、VLOOKUPやSUMIFなどの関数を使えば、データの対応関係や条件に合わせた計算を瞬時に行うことができます。さらに、マクロを活用すれば、複数の関数を組み合わせた複雑な計算も一度のクリックで完了することができるのです。これにより、自動化された計算は再現性が高く、月々の業務の中で一貫性を保つことができます。このように、関数やマクロの活用は経理業務の効率化において非常に強力なツールと言えるでしょう。

フォーマットを全社で統一する

全社でのフォーマット統一は、業務の効率化において非常に重要なステップと言えます。まず、統一されたフォーマットを採用することで、データの収集、整理、そして共有が格段に容易になります。異なる部門や担当者がそれぞれのスタイルや方法でデータを整理している場面を想像してみてください。このような状況では、共有や集計時にデータの形式を揃える作業が発生し、結果として多くの手間や時間が無駄になってしまいます。

一方、どの部署からのデータでも形式が一致していれば、迅速に集計や分析を行うことができるようになります。また、新しいメンバーが組織に参加した場合や、異動が生じた際も、統一されたフォーマットであれば迅速な情報の把握が可能です。さらに、ミスのリスクを軽減する助けとなります。異なるフォーマットでのデータ管理は、入力ミスやデータの取り扱いミスを引き起こす可能性が高まります。しかし、統一されたフォーマットの導入は、そのようなリスクを大幅に低減させる効果があります。

会計ソフトを導入する

経理業務の中核を担うのは、正確で迅速なデータ処理です。この要件を満たすために、経理専用の会計ソフトの導入が多くの企業で推奨されています。会計ソフトは、手動での入力や計算に比べ、高速でミスが少なく、また、一貫性を持って業務を進めることが可能です。特にクラウド型の会計ソフトは、場所を問わずにデータアクセスや更新が可能なため、リアルタイムでの情報共有が実現します。また、税務申告の際には、会計ソフトから直接必要なデータを抽出して提出することができ、手間を大幅に削減できます。ソフトには、多様な業界や業務スタイルに対応した機能が搭載されているため、自社の業務フローに最適なものを選択することが可能です。導入初期のコストは発生しますが、中長期的な業務効率化や質の向上を考慮すると、その価値は高いと言えるでしょう。

アウトソーシングする

経理業務の効率化の一環として、アウトソーシングを検討するのも一つの手段です。アウトソーシングは、専門的な知識や技術を持つ外部の専門家や組織に特定の業務を委託することを指します。経理においても、税務計算や決算業務、財務分析など、専門性が高いタスクを依頼することで、高品質な業務実施が期待できます。

利点として、まずはコスト削減が挙げられます。常に最新の知識や技術を持つプロに業務を任せることで、企業内での教育や研修の時間や費用を削減できるのです。また、ピーク時の業務量に柔軟に対応することも可能となります。一方、アウトソーシングを考慮する際は、パートナーとのコミュニケーションをしっかりととることが重要です。情報共有の手段や報告の頻度、そして業務の品質を確保するための取り決めなど、細かい部分の調整が求められます。しかし、これらを適切に管理すれば、業務の効率化と質の向上を両立させることができるでしょう。"

経理業務の効率化ができた事例

一つ目の事例では、上場を目指す中で経理部門の業務量の増加を予見し、新たな人材採用のコストを避けるため、専門的な知識を持つアウトソーシングサービスに依頼しました。サービスの対応範囲として、法人クレジットカード利用の仕訳入力や支払業務、従業員立替精算の承認作業など多岐にわたる業務を代行してもらいました。その結果、数か月後には社内の経理担当者が主要な業務への集中が可能となり、新しいプロジェクト等に積極的に取り組むことができる環境を築くことができました。

二つ目の事例は、試験運営サポートの企業が体制強化の一環として、経理関連の業務やリサーチ、メルマガ制作などの業務範囲を拡大し、経理代行サービスを活用した事例です。特に、業務フローの見直しや、マニュアル整備、売上予算の入力といった基本的な経理業務の対応が行われました。その成果として、業務の進行方法を見直し、効率的な手法を実現することができました。"

状況やニーズを確認する

競争力を維持するためには、経理業務の効率化が必要です。効率化にはソフト導入や業務プロセスの見直しなど、経理業務の効率化を実現する方法は多く存在します。記事で紹介した様々な具体的な方法を通じて業務の効率と質を向上させることが可能です。企業ごとのニーズに適した方法を選び、効果的な業務運営を目指すことが重要です。