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Office365を使って業務効率を上げる方法とは?事例も紹介

少子高齢化が問題になっている中、人材不足に悩む企業も増えています。限られた人員で業務を行うために欠かせないのが、業務の効率化です。業務効率化を図る方法は色々ありますが、事務作業やスケジュール管理など様々な業務を手助けしてくれるソフトを導入するのも1つの方法でしょう。今回は人気のサブスクリプション、Microsoft 365を使って業務効率を上げる方法を紹介します。

そもそも業務効率を上げる目的とは

費用の抑制

業務を行う時、社員の人件費や通信費、光熱費など様々な費用がかかります。こういった費用は、業務時間が長くなればなる程、どんどんかさんでいくものです。業務効率を上げると業務時間が短くなるため、結果的に様々なコストを削減することができます。少ないコストで生産性を上げるために、業務の効率化を図るのは非常に有効な手段です。業務効率を上げ無駄な費用を削減すれば、他の部分に資金を回すことができるでしょう。

生産性の向上

業務効率を上げることと、生産性を向上させることは同じではありません。限られたリソースで成果を上げることが生産性の向上、リソースを減らすことが業務効率を上げるという意味です。しかし、生産性の向上と業務効率を上げることは無関係ではありません。業務効率を上げると、コスト面や労働時間などが軽減され、少ないリソースで高いパフォーマンスを出すことができます。その結果、生産性が向上することはよくあります。生産性を向上させるために、業務効率を上げることは重要な要素になるということす。

優秀な人材の確保

優秀な人材を確保するために、業務の効率化を図る企業は多いです。一見無関係のように見えるかもしれませんが、業務効率を上げると優秀な人材を確保しやすくなります。業務効率が上がると労働環境が改善され、社員が働きやすい環境が整います。そのため、「この会社で長く働きたい」「この会社に転職したい」という人材が増えるのです。他で働いていた即戦力の人材を確保しやすくなる、優秀な人材の離職率が減るなど、業務効率を上げると様々なメリットがあります。また、業務効率が上がると時間に余裕ができるため、余った時間を人材の確保や人材教育に回すこともできます。"

Office365を使って業務効率を上げる方法

エクセル

エクセルには、マクロ機能が搭載されています。マクロ機能というのは、様々な操作を記憶させて作業を自動化する機能です。文書作成や表計算、図表作成などをする時、何度も同じ作業を繰り返さなければならないこともあります。そういった作業をすべて手作業で行うと、時間や手間がかかりますし人為的ミスが起こるリスクも発生します。エクセルのマクロ機能を使えば、ボタンを一つ押すだけで特定の事務作業を完結させることができます。

作業にかかる膨大な時間を短縮できますし、ミスが起こる心配もありません。エクセルを使って業務の効率化を図る場合は、ショートカットキーを使いこなすことも重要なポイントです。対象のセルや文章をコピーする時は「Ctrl+C」、コピーした文章を貼り付ける時は「Ctrl+V」というように、様々なショートカットキーが存在します。使用頻度の高いショートカットキーを覚えておけば、作業時間を大幅に短縮できるでしょう。

ワード

ワードは、文書などを作成する時に使われている、世界的に有名なソフトです。基本的な使い方さえ覚えておけば、短時間で様々な文書を作成できるので、業務効率もアップします。例えば、ビジネスでよく使われる契約書も、ワードがあれば簡単に作成可能です。ワードにはひな形を作る機能があるので、自社用のひな形を作っておき、契約相手に合わせて社名など変更が必要なところだけを書き換えれば、短時間で契約書を用意できます。

毎回ゼロから契約書を作っていると手間がかかるので、ワードでひな形を用意しておけば業務効率がアップするでしょう。他にも手書きで作成していた書類をワードで作るようにすれば、社員の負担や作業時間を大幅に軽減できます。

Teams

Teamsは、Office365に付属しているビデオ通話やチャット機能などを搭載したツールです。Teamsを使えば、いつでも気軽に遠く離れた人とコミュニケーションをとったり、必要な情報をやり取りしたりすることができます。リモートワーク中の社員とWeb会議をする、ウェビナーを開催するような時にもよく利用されています。エクセルやワードなど、Office365の基本ソフトと簡単に連携できるのもポイントです。会議をするために人を集めたり、場所を用意したりする必要がなくなるので、上手く活用すれば業務効率を大幅に上げられるでしょう。

SharePoint

ファイル情報を共有する時に役立つのが、SharePointです。データの管理や共有、ポータルサイトの作成などができるソフトで、専門的な知識がなくても簡単に扱えます。ポータルサイトを作る時は、通常プログラミングの知識が必要になりますが、SharePointにはテンプレートが用意されているので、特別な知識や技術は必要ありません。SharePointを使って他の社員とデータを共有できるフォルダを作っておいたり、ポータルサイトを作り情報を発信したりすれば、業務効率も上がるでしょう。

Outlook

Outlookはマイクロソフトのメールソフトですが、個人情報管理ソフトとしても使用できます。サーバー内にあるメールの読み込みや作成ができるので、社員同士でメールのやり取りをする時や、取引先の相手に連絡する時などに活用するとよいでしょう。クラウド上のメールサーバー、Exchange Onlineと合わせて使用するのもおすすめです。

メールの送受信を社内で一元管理できるようになるので、業務効率が大幅にアップします。ビジネスで使う資料の共有や、データの種別ごとにフォルダ分けする機能などもあります。OutlookとExchange Onlineを上手く活用すれば、メールのやり取りや個人情報の管理に必要になる時間や手間を、大きく削減できるでしょう。

Office365を使って業務効率を上げた事例

業務を行う上で重要になるのがタスク管理です。社員がどのようなタスクを行っているのか、進捗状況はどうなっているのかをリアルタイムで把握することで、様々な業務がスムーズに進むようになります。人の手でタスク管理を行うと、手間と時間がかかります。業務効率を上げたいのであれば、タスク管理ツールを導入するとよいでしょう。Office365には、便利なタスク管理ツールも用意されています。従来のメールを使ったタスク管理の方法は、確認までに一定の時間を要していました。確認するたびに時間がかかりますし、情報のスピードが遅くなり共有の行き違いも起こってしまいます。

Office365に含まれているPlannerは、リアルタイムで社員の作業状況を可視化できます。メールやチャットなどを使わなくても、Planner上のタスクを確認するだけで状況を把握できるのが魅力です。Teamsなど他のOffice365と連携させれば、より情報の共有がしやすくなります。これまでメールでタスク管理を行っていた企業が、Office365を導入しPlannerやTeamsなどを活用した結果、タスク管理にかかるコストや手間が軽減され、業務効率を上げることに成功した事例もあります。"

Office365を導入して業務効率を上げよう

業務効率を上げる目的で使えるツールは色々ありますが、人気になっているのがOffice365です。手軽に文書を作成できるワードや、タスク管理ができるPlannerなど、業務の効率化を図るために役立つソフトが多数用意されています。事務作業やスケジュール管理、メールのやり取りなど様々な業務に活用できるOffice365を導入して、業務効率を上げましょう。

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