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QRコードを使って業務効率を改善した事例を紹介

今や、日常生活のあらゆるところで見かけるようになったQRコード。単純に情報を伝えるためだけでなく、決済や会員カードシステムなどとしても利用されています。そのポテンシャルは非常に高く、ビジネスにおいても様々なシーンで活用できるのです。今回はQRコードの基礎情報や具体的な事例を交えて、QRコードで業務効率の改善を目指す方法を解説します。

QRコードが業務効率化で役立つ理由

正確性

QRコードは、株式会社デンソーウェーブが1994年に開発したコードです。同社はQRコードの利用をライセンスフリー(第三者の自由な再利用を許諾すること)としたため、全世界で自由に利用することができます。特定の文字列情報を、白と黒の模様のように見える画像を、スマートフォンのカメラで読み込むことで内容を確認できる上、英数字であれば数百から数千文字を扱うことが可能です。一度発行したQRコードの中身は書き換えることはできませんが、その分、コードに付与された情報は常に一定で正確です。更に、例えば荷物や在庫を管理する際、QRコードを用いて行えば、人間による目視確認とは比べ物にならないほど正確に処理できるようになります。

また、QRコードは発行する時点で優れた「誤り訂正機能」を備えています。例えばコードの一部が、汚れや破れなどで欠損している状態でも、自動的にデータを復元しながら読み取ることができます。実は、あの不思議な白と黒の模様のようなものの中には、「誤り訂正符号(リードソロモン符号)」と呼ばれる情報が含まれており、それらを必要に応じて組み合わせることで、多少の欠損ならば読み取りできるようになっているのです。もちろん、欠損のレベルがあまりに激しい場合は、読み取り不可になってしまうこともあります。しかし、印字されたQRコードが少しシワになってしまった場合や、屋外で汚れてしまった場合であっても、かなりの確率で問題なく読み込むことができるでしょう。業務を効率化しようと思ってシステムやアイテムを新規導入したのに、現場ではうまく使用できなかったといったリスクが低いのも、QRコードの大きな特徴と言えます。

スピード

QRコードの優れたポイントの一つは、そのスピードです。QRコードに含まれるデータ量や、読み取るバーコードリーダーやアプリ側のレベルによっても異なりますが、一般的には200ms~500ms(0.2~0.5秒)程度で読み取りができるとされています。例えば、QRコードを用いて入場チケットを管理する場合を想像してみましょう。事前に払い出した入場チケットをQRコードで発行し、入場口で専用のバーコードリーダーにかざすことでチケット情報が一瞬で読み取られ、入場が可能になることがあります。実際に体感してみると分かりやすいのですが、バーコードをかざしてから認証されるまで、数秒もかからず終わってしまうものです。このように、理論上のデータと実際の現場での状況がほぼ一致しているというのも、QRコードの優れたポイントと言えるでしょう。

また、QRコードは一種類ではなく、より小さなサイズの「マイクロQRコード」なども開発されています。マイクロQRコードは情報量が少ない分、読み取りにかかる時間も軽減されています。QRコードの仕様と、実際に必要な情報量を検討し、最適なものを選択できれば、更なるスピードの向上も見込めるでしょう。

QRコードから得られるデータ

QRコードは、一般的に「情報を閲覧できる、WEBサイトなどにアクセスできるもの」として認識されやすいですが、実はそれ以外にもデータを扱うことが可能です。特にビジネスで活用する場合に必要なデータ内容について、より詳しく解説します。

読み取り時刻

QRコードを読み取ったその時刻を記録することができます。バーコードリーダーやアプリによって、自動的にデータベースやエクセルなどに記録するシステムを導入していれば、入退室記録や出勤記録などの他、例えば「特定の作業が終わったら読み取る」といったフローにしておくことで、作業の進捗状況などを管理することもできるでしょう。

読み取った場所

QRコードを読み取ったその場所を記録することができます。端末側に位置情報を登録あるいは取得しておくことで、コードを読み取った時刻と合わせて、その場所についても記録ができます。コードを読み取れば場所と個数が認識できるため、備品管理などが非常に簡単になるはずです。

読み取った人

位置情報と同じく、端末側に識別情報を付与しておくことで、「読み取った人」を記録することができます。例えば、作業する部屋ごと、あるいはリーダーを持つ人ごとに設定をしておくことで「あの倉庫に、この荷物が保管されている」や「あの人が、この荷物を持ちだした」といった情報を正確に把握できるようになるでしょう。共有物品の貸し出しなどに用いることで、手続きの簡略化・効率化や物品の紛失防止なども期待できます。

QRコードを使って業務効率化ができた例

顧客分析

ビジネスを発展させていく上で、顧客のニーズや動向を正確に把握することは非常に重要です。実はQRコードを用いることで、顧客分析ができます。例えば、売り上げをあげたいと考える商品が複数あるとします。そこで、各商品の詳細情報を掲載したWEBページを作成し、それぞれのページにアクセスできるURLを含んだQRコードを生成します。そして、「この商品が気になる方は、QRコードを読み込んでください」といった説明と共に、顧客が自由に読み取れる状況を作ります。各商品に興味を持った人は、自分の所有するスマートフォンでコードを読み取ってくれることでしょう。このように発生したアクセスログを蓄積させることで、「商品Aは100人、商品Bは500人がアクセスした」といったデータを得られるようになるのです。

つまり、販売促進ポスターやチラシ、商品のポップなどに、QRコードを付与させることで、顧客にアピールだけでなく、具体的にどれだけの人数が興味を持っているか、といった重要なデータを得られます。特に「実際の販売店舗やイベント会場で、集客効果が見込めるのか」といった分析ができるので、より効率よく販売促進活動を行ったり、商品開発に活かしたりすることができるでしょう。

スキャン分析

業務を行う上で、パソコン上で作成した文章を印刷して使い、その後、修正が必要となるケースは珍しくありません。例えば、製品の仕様書やマニュアル、見積書や請求書などが該当するでしょう。このような時、元データの修正作業や版の管理に時間がかかることは珍しくなく、場合によっては再度、書類をスキャンしなおすところから始めなければならない可能性すらあります。しかし、書類上にファイルに関する情報を与えたQRコードを載せておくことで、修正作業の際、そのコードを読み取って作業を容易に行えるようになります。

特に専門のソフトウェアなどと連携できると、データの仕分けや管理と共に、その後のメール添付や保存なども可能になるので、大きな業務効率改善につながることでしょう。また、書類とデータをきちんと連動させて共有することで、無駄な書類の印刷などを防ぐことができ、プリンター用紙やインク代などの資源をコストカットできるかもしれません。

実は色々なことができるQRコードを活用してみよう!

QRコードを利用しようと思った場合、専用システムの開発などが必要に思われがちですが、実はQRコードの発行は誰でも自由に可能です。更に、よりビジネスに役立つ可能性の高い、顧客管理やスキャン分析なども、規模次第では無料アプリで対応することも十分にできます。まずは「どういったことができるのか」や「どういった導入事例があるのか」といった観点で、調べてみることをおすすめします。

 

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