メール関連業務の処理を効率化しよう。やり方を紹介します

日々メール関連業務の処理によって、多くの時間が取られることはありませんか？テレワークが増えている中、コミュニケーションツールとしてメールの利用が一層重要になってきており、その結果、受信トレイはあっという間に溜まってしまうことが珍しくありません。今回は、メール関連業務の課題から効率化の方法まで詳しくご紹介します。

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メール関連業務の重要性

新型コロナウイルスの影響もあり、多くの方が家で働くテレワークに切り替えています。オフィスで働いているときは同じ場所にいる同僚に直接話しかけたり、会議を開くことは簡単でした。しかし、テレワークをするようになると、直接的なやり取りが難しくなります。そのため、メールは情報を伝えたり、相手とコミュニケーションを取る手段として、重要視されています。メールを使うことで自分の考えや仕事の進捗を正確に伝えたり、相手の意見や疑問を受け取ることができます。

また、メールはいつでもどこでも確認できるため、時間や場所を選ばずに情報を共有することができるのも大きな利点です。ただし、感情やニュアンスを的確に伝えることが難しいメールでは、文面の受け取り方によっては誤解やトラブルの元になることも考えられます。

メール関連業務の課題

テレワークの増加でメールの重要性が増してきましたが、それに伴っていくつかの課題もあります。

メール送受信量の問題

会話を直接する代わりにメールでのコミュニケーションが中心になった結果、受け取るメールの数が増加しており、その分大事なメールを見落とすリスクが高まっています。数あるメールの中からどのメールが重要で、どのメールがそうでないのかを判断するのは難しく、大量のメールの中からすぐにアクションが必要なものを見つけるのも一苦労です。例えば、重要なプロジェクトに関するメールと会社のイベントのお知らせが同時に届いたとして、タイトルなどからイベントのお知らせだけに目が行ってしまい、重要なメールを見逃してしまう可能性はあります。

また、受け取ったメール全てに迅速に対応するのは難しく、時にはメールの返信が遅れることもあります。このような状態では業務の遂行が難しくなるばかりか、他の同僚や関連部署との連携にも支障をきたす可能性が出てきます。

メール返信に時間がかかる問題

メールのやり取りが多くなると、それに応えるための返信量も増えます。しかし、すぐに返信することは簡単ではありません。まず、メールの内容によっては返信を書くのに時間が必要になることがあります。例えば、質問された内容に答えるために情報を調べる必要がある場合、すぐに返信を返すのは難しいでしょう。さらに、メールボックスをチェックする時間が限られており、メールの返信に時間がかかることもあります。特に他の仕事に追われている時や外出中などは、メールのチェックを後回しにしてしまう可能性が高いです。

このような状況が続くと、返信を待っている相手にとって不安や不信感を抱かせる原因となりかねません。また、未返信のメールが増えることで、自身の業務の効率も低下してしまう可能性があります。長く放置してしまったメールに対する返信は、内容を思い出すための時間や再度関連情報を探す時間も必要となり、結果的に更なる手間を生むことになります。"

メール関連業務の効率化

メール管理の方法を工夫することで、メール関連業務の課題を解決することができます。

受信トレイが空の状態を目指す

メールボックスに大量の未読メールがあると、それだけでプレッシャーを感じることがあるでしょう。しかし、なるべく受信トレイが空の状態を目指すことで、新しいメールが来たときの対応もスムーズになり、一つ一つのメールを落ち着いて処理することが可能です。

具体的には次のような方法があります。
・長期的な対応が必要なメールや即時返信が不要なメールは、マークを付けて後で対応する。即時返信が必要なメールはすぐに返信する。
・見る価値のない宣伝メールや不要と判断したメールは即座に削除する。ただし、間違えて重要なメールを削除してしまう可能性があるため、削除後のメールはゴミ箱に残すようにする。

このような方法を取り入れることで、メールの受信トレイを常にキレイに保つことができるようになり、メール関連の業務を効率化することができます。

メールをチェックする時間を設ける

常にメールの通知を気にしてしまうと、他の作業に集中するのが難しくなることがあります。そこで、メールチェックの時間をあらかじめ決めることで、メール以外の時間帯は他の作業に専念できるようになり、メールの処理も効率的に行えるようになります。それにより、一つ一つのメールをしっかりと処理することができ、ミスの減少にも繋がるでしょう。

さらに、メールの通知が気になって仕事に集中できないというストレスも軽減されます。ただし、急ぎのメールや重要な連絡が来ることも考えられるため、すぐに確認や対応が必要な場合は、設定した時間外でも柔軟に対応することが大切です。

開封して読んだらすぐ返信する

メールの返信を後回しにしてしまうと、その後の業務の中で忘れてしまったり、返信すべきメールが溜まってしまい、一気に対応するのが大変です。そこで、開封して内容を確認した時点で、可能な限りすぐに返信を済ませましょう。そうすることで、メールの対応をスムーズに進めることができます。また、すぐに返信することで、相手が待つ時間を短縮し、全体の業務スピードが上がります。ただし、すぐに返信をするためにはメールの内容に応じて必要な情報をすぐに取り出せるような環境を整えることが必要です。

そして、注意点もあります。すぐにメールを返信することで、仕事のリズムが乱れることがあるかもしれません。例えば、集中していた仕事が中断されてしまい、その後再度集中するのに時間がかかってしまう場合があります。そのため、必要に応じて返信の内容やタイミングを適切に判断することが大切です。

テンプレートを作成する

テンプレートを用意しておくことで、毎回同じような内容の文面を一から書く手間が省けるため、メール作成の時間を大幅に短縮することができます。また、必要な情報が欠けることや誤った情報を伝えてしまうリスクも減少します。例えば、商品の注文確認やイベントの参加受付確認など、同じフォーマットのメールを多くの人に送る場合にはテンプレートを活用することで迅速な対応が可能です。その他にも、よく受ける質問への回答など、カスタマーサポートの業務でもテンプレートが役立ちます。ただし、テンプレートを使用する際には注意点もあります。全てのメールが同じ内容になってしまわないよう、場面や相手に応じて微調整を加えることが大切です。特に相手の名前や日付などは、間違いがないようにしっかりと確認することが必要です。

まずはフォルダの自動振り分けがおすすめ

実際に効率化しようとしたとき、まずはフォルダの自動振り分けがおすすめです。Outlookで使える機能で、特定のキーワードによってルールを作成し、それに基づきフォルダ毎にメールを分けます。この機能を使うと、自動的にメールの優先度がわかるようになるため、緊急性が高いメールだけ返信することが可能です。メール関連業務を効率化することは、仕事をスムーズに進める環境を整える上で大切です。ぜひ導入を検討してみてください。