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ITの力で業務効率化を図ることの重要性について。効率改善方法も。

ITの力で業務効率化を図ろうとする企業の数は年々増加しており、自社のIT化の推進は業務の問題点を見つけ出したり、より良い業務の取り組み方を探る上で重要なテーマとなっています。ここでは、業務効率化を目的として企業内にIT技術を導入することの重要性や具体的な効率改善の方法を詳しくご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

ITを使って業務効率改善をすることの重要性

DXが当たり前になっているから

DXは「デジタルトランスフォーメーション」とも呼ばれ、IT技術をビジネスから日常生活に活用し、社会を発展させていく上で重要な概念となっています。DXが当たり前になっている時代の中で、自社の社員が効率的に業務をこなせるようにするには、各部署の業務に見合ったIT技術を導入することが大事な課題と言えます。一人ひとりの社員がDXに対する理解を深めるには、基本的なIT教育を行うのはもちろんのこと、日々の業務の中で実際にIT技術に多く触れられる環境を作ることが大切です。

業種によらずIT化を推進している大手企業においては、DXの現状や重要性について全社員を対象とした研修の機会を設けたり、外部の講師を招いてセミナーを開いたりと有意義な取り組みが実施されています。業務に直結するDXスキルを身に着けられるよう、企業によっては希望する社員に対して資金の援助を行ったり、資格取得のサポートをしているところもあります。

AIの利活用によって差が出る時代になっているから

AI技術は、製造業からサービス業まで幅広い業界で需要が高まっており、技術の活用の仕方によって業績アップや顧客獲得など様々な点で差が出ることもあります。同業他社に遅れを取らないようにするには、自社の業種や職種、業務内容など様々なことを考慮して相応しいAI技術を活用しなければなりません。AIの用途は企業によって異なりますが、営業活動やマーケティング、カスタマーサービスなどに活用されるケースがよく見られます。同業他社との競争が激しい大手企業だけでなく、中小企業においても自社の商品やサービスの魅力を対外的にアピールしようと、AIの活用を推進するところが増えています。

AI技術を適材適所で活用することで、日常の手が掛かる業務の時間短縮に繋がるだけでなく、長期的に見て人的コストの節約効果もあります。そして、商品やサービスの品質を保ったまま安値での提供が可能となり、さらなる顧客獲得に結び付いたり、業界内でのシェアを広げられたりと様々なメリットが期待できます。また、AIによる業務効率化が進んでいる企業の中には、毎日決まった時間に出社するスタイルの他、自宅でのリモートワークも選べるところも珍しくありません。働き方の多様化やグローバル化が進む中で、今後さらに自由な勤務スタイルを採用する企業の増加が予想され、AIの利活用は優秀な人材の獲得にも欠かせない課題となっています。

ITを使って業務効率化のやり方

定常的な業務を洗い出す

ITを使って業務効率化を進めるには、経営者や各部署の責任者が中心となり、一日の定常的な業務を洗い出す作業から始める必要があります。部署によっては、一か月や三か月、半年、一年といった中長期的なサイクルで行っている業務を細かく見ていくことになるでしょう。その上で、非効率な業務やコストに見合わない業務を廃止したり、メインの業務の後に回したりするなど、担当者の負担が少なくなるように対処することが大事です。

ボトルネックを見つける

生産性の低下や従業員のモチベーションの低下など、悪影響を与える事態を防ぐには定期的にボトルネックとなっている業務を見つけることが大切です。ボトルネックの点検を疎かにした場合、余計なコストが嵩んだり、従業員の離職が増えるなど、経営上のリスクが高くなりかねません。経営者にとってボトルネックに見えないような業務であっても、現場では大きなプレッシャーとなっていることはよくあります。そのため、ボトルネックの対策を万全にするには、経営者自らが現場に出て担当者に聞き取りを行ったり、日々の業務の評価をすることが重要となります。

ツールを導入する

社内のパソコンを使って業務効率化を目指すのであれば、早期に業務管理システムをはじめとするITツールを導入する価値があります。こうしたツールを選定する際は、自社の事業規模の大きさや従業員数、日常の業務内容など様々な点を考慮して、長く使えるものを見つけましょう。最近では、営業や総務、事務などそれぞれの職種の業務管理に適したツールも登場しており、大手から中小まで多くの企業内に普及が進んでいます。

ITツールを使って業務効率化を果たすには、利用できる機能の種類の他に、操作のしやすさや画面の見やすさにこだわって導入を決めるのがポイントです。ITスキルに自信がない従業員が多い職場であれば、運用時に苦労しないよう、初心者も基本的な機能を簡単に使いこなせるツールを選択するようにしましょう。

IT化を進めるときに検討するべき観点

自社用システムの開発をするか

IT化の一環として業務管理に特化した自社用システムの開発をする場合は、ニーズに合う機能を取り入れられることや導入後のカスタマイズができるといったメリットがあります。一方で、完全オーダーメードのシステムであれば、外注時に高額なコストが発生し、納品後も運用や保守など様々なシーンで追加コストが掛かることもあります。自社内にシステム開発が得意な従業員がいれば外注コストは省けるものの、担当者が退職をした際に継続的な運用が難しくなるため十分に注意が必要です。

個人や法人からシステム開発を請け負っている業者の中には、予算に制約がある顧客をターゲットとして、低価格ながら最低限の機能が備わったシステムを提供しているところもあります。そのため、自社用システムが必要な時はコストパフォーマンスに定評がある数社の見積もりを取り、初期費用や維持費用が安いところを契約先に決めると良いでしょう。

クラウド型サービスの導入をするか

業務効率化に役立つクラウド型サービスは、パソコンやスマートフォン、タブレットなど様々な端末を使って、場所や時間を選ばずにオンラインで利用できます。こうしたサービスはパッケージ化された状態で提供されていますので、自社の細かなニーズには対応できませんが、都合が良いタイミングで契約やプラン変更が可能です。大手のクラウド型サービスの提供元の中には、新規の法人顧客を対象として初期費用を無料にしたり、人気のオプションを割引価格で扱っているところもあります。

また、基本プランであれば従業員数によりますが、最安で月々数百円から千円程度で契約できるため、業務管理のコストの無駄を最小限に抑えられます。初めてクラウド型サービスを利用する際は、一か月程度お試し価格で一通りのサービスを利用できる会社を探してみましょう。

ITの力で業務効率を改善するために押さえておきたいこと

ITの力で業務効率を改善するには、DXやAI技術の重要性について社員研修やセミナーなど様々な機会を通じて認識を深めなければなりません。同時に、各現場の業務効率化を妨げている原因を見つけ出し、適切な対処法を考えることも必要です。また、自社用システムとクラウド型サービスのうち、どちらがニーズに合うか検討することも大切でしょう。

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