発注業務を効率化する方法とは？よくある課題を使って解説。

発注業務はメーカー、小売店など様々な業種で日常的な業務です。注文前に見積依頼し、納期・在庫などの問合せ、注文書の作成・納品後の検品、入金などの多くの工程があります。売れ残りなどの損失を出さないために、適切なタイミングで適切な量を発注する重要な業務にも関わらず、非効率な作業として課題を抱えている現場が多い業務です。今回は、発注業務を効率化する方法とメリットについて解説します。

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発注業務でよくある課題

ヒューマンエラーが起きる

発注業務を紙伝票、FAX送信で行っている場合は転記ミスや発注漏れ、電話で行っている場合では「言った、言わない」といったヒューマンエラーが起きることがあります。工数の多さに加えて、日付や品番、数量など大量の数値を扱うことから、集中力が途切れてミスを起こしやすいためです。手書きの伝票なら書き手の文字のクセなど、細かな注意が必要となります。エラーが起きると取引先への確認やミスの修正対応など、さらに業務量が増えてしまいます。適切な発注数を計算できていても発注時にミスが起きてしまえば、損失につながります。

特に中小規模の企業では発注業務をFAXや電話、メールや対面営業などのアナログ手法で行っている企業が8割以上を占めているというデータがあります。中小規模の企業では事務担当だけでなく、営業担当が発注作業を兼ねている場合も多く、普段の営業活動に加えて発注業務を行うことは大変な負荷になります。

作業工程が複雑

発注作業は在庫数を確認して注文作業を行うだけではなく、商品の特性や仕入れ先のルールまで考える必要があります。安定的に入手できる定番商品、季節商品、流行している商品などそれぞれに発注のタイミングや数量を判断しなければなりません。担当者は発注の度に工程を確認し、それぞれに対して見積依頼、注文書の作成・納品後の検品、入金などの業務があるため、作業工程が複雑かつ膨大なものになってしまいます。

部署間の連携がうまくできない

発注業務は、他部署とスムーズに情報共有することが重要になります。発注業務は在庫管理部門と連携して在庫を確認し、発注済みで未納入の数や今後の出庫予定数などを把握して発注数を決定する必要があります。また、特売をするのか、商品の出荷見込み、営業部門の戦略など営業の情報も判断材料にしないと、在庫切れや売れ残りなどの問題が発生する可能性があります。発注後は経理部門と連携し、会計処理を適切に行います。このように、多くの部署が携わる発注業務はスムーズな連携が機能しないと、負荷のかかる非効率的な業務になってしまいます。

発注業務を効率化する方法

業務フローを洗い出す

非効率な現状の具体的に「どこ」を改善するべきかを把握することが必要です。まず、現在の業務フローを見直してみましょう。発注業務の流れを可視化し、どれだけの人数がどれだけの時間を要しているのを数値化します。チェック回数が多すぎる、取引先との連絡回数が多すぎる場合は無駄な工程になっているかもしれません。各業務の担当者との連絡がスムーズに取れていないことが原因になっている可能性もあります。洗い出すことで、ヒューマンエラーが起こりやすい作業が浮かび上がってくるでしょう。

業務のフローチャートは、エクセルを使って作成することができます。マクロを使えば必要な機能も追加できて、見やすいフロー図を作成できるでしょう。また、発注を効率化するシステムを導入すると、システムが把握した進捗状況からフローチャートを作成してくれます。Web発注や過去の販売実績などから自動的に発注を提案するなど多彩な機能を持ち、発注業務が効率化できます。

属人化しているところをマニュアル化する

発注業務は日常的で基本的な業務ですので、古い慣習のまま疑問を持たずに続けてしまっている場合も多いでしょう。同じ企業と取引を繰り返し、「前回と同じ内容で」などと属人化して限られた担当者だけが理解できる状況では、担当者が変わる度に業務の引き継ぎが増えてしまいます。ベテラン社員が培ってきたスキルに頼る方法では、担当者によって結果にムラが生じてしまうでしょう。担当者により業務の進め方が異なるのではなく、誰もが扱えるマニュアルによって適正な在庫数を維持し、発注量やタイミングがルーティン化されていると発注業務が効率化できます。

ミスが起こりやすい場所を改善する

前提として、人間はミス・失敗するのは当たり前です。個人の能力不足を叱責するのではなく、ミスが起こりにくい環境にするという視点が第一に必要です。発注ミスの代表例は、ゼロ入力過不足やゾロ目連打などの「ケタ間違い」、個数かケースか間違える「単位間違い」、未発注、発注時間がオーバーしてしまっていたなどです。発注に十分な時間を取れるようにする、リストで発注見直しをすれば十分改善できるものが多いでしょう。

発注に十分な時間が取れるように、不必要な工程はカット、手間のかかる工程は他の方法に変更できないか検討します。ミスの起きやすい工程は誰がどう二重にチェックするかなど、業務フローの省力化とマニュアルの更新を図りましょう。作成したマニュアルの共有や定期的なチェックも重要です。社員の配置を変えて、関連部門との連携スムーズに改善する場合もあります。

発注業務を効率化するメリット

人件費削減につながる

発注業務の工数が少なくなると携わる人員が減り、人件費削減につながります。本来の業務に加え、発注作業を兼ねていたことで発生していた残業代も削減できます。また、発注業務がマニュアル化され、誰もが同じように作業できるようになると、関係部署に連絡・確認していた作業そのものが不要になるケースもあるでしょう。浮いた時間や人員をほかの業務に充てることもできます。

ミスが起こりづらくなる

ミスの起きやすい工程を誰がどうチェックするか明確になっていると、ミスが起こりづらくなります。発注業務の正確性が向上すると、顧客や取引先の信頼度がアップするでしょう。さらに、発注システムを導入すると入力ミスや読み取り間違いなどの人為的ミスを削減できます。他にも、過去の履歴から再注文できる機能や発注漏れを防ぐアラート機能などのミスが起こりづらくなる機能を搭載しています。電話やFAX・紙伝票からの転記作業がなくなり、業務のスピードアップと省力化につながれば、時間に追われることなく業務に集中できるため、ミス自体が起こりにくくなるでしょう。

属人化を解消できる

マニュアル化や発注システムは、誰でも同じ方法で発注業務ができます。ベテランの担当者が不在でも、体調不良でも、退職した場合でも、途切れることなく発注業務をすることが可能です。「前回と同じ内容で」などの曖昧な表現の注文方法もなくなり、担当者が交代しても、必要最小限の引き継ぎに集中して業務に向き合うことができます。また、属人化は他のメンバーがミスに気づきにくくなり、損害が大きくなってしまうリスクがあります。誰もが扱えるようにすることで早くにミスを発見し、被害を最小限にすることが期待されます。

業務フローの洗い出しで明らかになった課題を解消する最適なツールを見つけ、発注業務の効率化を図ろう

発注業務を効率化することで生み出される効果は、よくある課題を解消するだけではなく、結果として従業員の満足度が上がり、働きやすい環境や離職率の低下につながった例もあります。発注業務を効率化するには、まず現状の業務フローを洗い出すことから始まります。明らかになった課題を解消する方法として、発注システムの導入やアウトソーシングの活用も選択肢となりうるでしょう。