オンライン秘書とは？提供サービスやメリット、スキルも紹介

さまざまな業務のサポートのために秘書を雇いたくても、起業したばかりだと秘書を雇う余裕がない場合も多く見られます。そのような際に役立つのがオンライン秘書の存在です。ではオンライン秘書とは、どのようなサービスを提供しているサービスで、利用することにはどのようなメリットが存在しているのでしょうか。オンライン秘書に必要なスキルと合わせてチェックしてみましょう。

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オンライン秘書とは

起業したばかりの会社の場合、経営者が自ら営業へ行って取引先と打ち合わせをするなどの場合も多く見られます。何人か社員がいる場合であっても、少数精鋭で事業を行っているような状態だと、メール管理や一般事務などさまざまな業務をこなす時間が足りないこともあるでしょう。しかし営業事務やメールの仕分けなどの業務のために秘書などの人材を雇いたくても、事業が安定していない状態だと新たな人材を採用するのは難しい場合もあります。そこで新しく社員を雇うのではなく、さまざまな業務を担当してもらうことが可能なオンライン秘書の採用を検討するのも1つの手です。

オンライン秘書とは、その名前の通りにオンライン上で仕事を行ってくれる秘書のことを指します。オンライン上のみでの対応となるものの、書類作成やメールの仕分け、スケジュールの管理などさまざまな業務を担当してもらうことが可能です。担当してもらえる業務の種類を把握して、会社に合った形で業務を担当してもらうことで、効率よく仕事を進めやすくなります。

オンライン秘書が提供するサービス

メール確認／返信代行

取引先が多い場合、毎日多くのメールが届くこともあるでしょう。オンライン秘書には、毎日のように届くメールの確認作業を任せられます。また必要に応じて返信代行を担当してもらうこともできます。

スケジュール管理

打ち合わせや営業など件数が多く、スケジュール管理が雑になってしまうとダブルブッキングが発生するリスクが高くなります。オンライン秘書はスケジュールの管理や調整も任せられるので、ダブルブッキングなどが起きるリスクを減らせます。

ドライバー手配／運行管理

取引先からの移動などの際、オンライン秘書を利用しているとタクシーの手配などを行ってくれます。車を待つ時間が減るため、効率よく業務をこなしやすくなります。

経理・財務・人事

一般的な秘書業務に加えて、経理や財務、さらには人事の業務もオンライン秘書に任せることが可能です。例えば請求書や見積書の作成、経費精算などの事務作業から、人材採用のためのセミナーや研修の手配まで幅広く任せられます。ただしオンライン上で行える業務のみの対応となるため、採用業務までは任せられないという点に注意しましょう。

広告運用・マーケティング

オンライン上で行えるSNSへの投稿、さらにはコメントの返信もオンライン秘書に任せられる業務の1つです。SNS広告の運用やメルマガの配信など幅広い業務を任せられます。

一般事務

データ入力から書類の作成や整理などのさまざまな事務業務もオンライン秘書に依頼できます。電話やメール対応などの事務作業を任せることで、業務の効率化につなげやすくなります。

営業事務

営業業務では、資料作成やプレゼン資料の作成などの作業に時間がかかってしまうと、営業に集中できない場合もあります。オンライン秘書にプレゼン資料の作成などの営業事務を担当してもらうことで、効率よく営業が行いやすくなります。"

オンライン秘書のメリット・デメリット

メリット

書類整理や事務作業などに時間を取られていたら、本来の業務を行う時間が減ってしまう可能性があります。人を雇うとなると人件費がかかりますが、オンライン秘書であれば、人を雇うよりも少ないコストでさまざまな事務作業を担当してもらえます。特定の業務だけではなく、幅広い業務を任せられることに加えて、時間単位で業務が依頼しやすいのもオンライン秘書ならではのメリットです。

また常時オンライン秘書を利用するのではなく、繁忙期など仕事が集中しているタイミングだけ利用することでオンライン秘書に必要なコストも最小限に抑えられます。ほかにもオンライン秘書のメリットで注目するべき点の1つが、教育や採用にかかる手間やコストを減らせることです。また退職リスクも避けられるため、お金をかけて教育や採用した人材が辞めて困るといった状況を防げるといったメリットもあります。

デメリット

オンライン秘書はメールの管理などオンライン上で行える業務は任せられますが、紙の書類や領収書の整理などオフライン対応が必要な業務は任せられません。最近ではオフライン業務を提供しているオンライン秘書サービスもあるため、状況に合わせてオフラインサービスの利用を検討しましょう。またオンライン秘書とのやり取りもオンライン上のみとなるため、コミュニケーションがうまくできないケースも見られるため注意が必要です。

実際に社員を雇って働いてもらう場合、業務内容のノウハウを自社に蓄積していくことが可能です。しかしオンライン秘書を利用すると、自社に必要なノウハウの蓄積ができないというデメリットも存在しています。

オンライン秘書に必要なスキル

PCスキル

オンライン秘書は、オンライン上で担当できるさまざまな業務を担う仕事です。そのためオンライン秘書として働きたい場合、PCスキルが必須と言えます。書類作成やプレゼン資料の作成を依頼される場合もあるため、文字入力のスピードやスライドショーの作成スキルもオンライン秘書にとって必要な能力です。事務作業だけではなく、経理やマーケティングの業務に携わることがあるため、業務内容に応じてオンライン秘書に求められるPCスキルも変わってくるため注意が必要です。

コミュニケーションスキル

パソコンさえ使えれば、オンライン秘書の業務は問題なく担当できるといったイメージを持っている方もいるでしょう。しかしパソコンのスキルが高くても、コミュニケーション能力が低いと依頼者が満足する形で業務をこなせない可能性もあります。何らかの資料作成を任せられる場合がある一方、オンライン秘書は直接依頼主と会って話ができません。そのためオンライン上のやり取りのみの情報から、相手がどのような資料作成を望んでいるのかくみ取ることが大切です。またコミュニケーション能力の高さに加えて、書類作成の正確性もオンライン秘書にとって大切な能力の1つです。

スケジュール管理能力

一般的な秘書と同様に、オンライン秘書もスケジュールの管理業務を行うことがあります。日々のアポイントが多くて個人で管理するのが難しいなどの理由からオンライン秘書を利用しているケースが多いため、オンライン秘書のスケジュール管理能力が低いと依頼主が効率よく業務を行えない可能性も出てきます。言われたことをこなすだけではなく、臨機応変にスケジュールを管理できる能力を身につけましょう。また予定を組むだけではなく、状況に応じて予定の変更やタクシーの手配などの形で依頼主の業務をサポートする場合もあります。

オンライン秘書は多くの業務に携わっている

オンライン上でスケジュール管理やメールの仕分けなどの形で業務をサポートしてくれるサービスがオンライン秘書です。一般的な秘書の業務だけではなく、オンライン秘書は営業事務や経理、人事やマーケティングなどの業務に携わってくれることも可能です。繁忙期のみ利用することも可能なので、状況に合わせてオンライン秘書を利用してコア業務に集中できる環境を整えましょう。